Como una de las herramientas de presentación más populares entre los profesores, la creación de PowerPoints puede ser una parte vital y necesaria de su trabajo. Con tantas presentaciones que hacer para las clases a lo largo del año, esta tarea rutinaria puede parecer una pérdida de tiempo.
Por suerte, muchas tareas tediosas de Microsoft PowerPoint pueden solucionarse o agilizarse. Estos 10 consejos te ayudarán a aumentar tu productividad en PowerPoint para que dediques más tiempo a lo que realmente importa: tus alumnos y sus clases.
Consejo 1: Cree y utilice una plantilla
El consejo de productividad de PowerPoint número uno es aprovechar las ventajas de crear tus propias plantillas. Una plantilla te permite empezar con el mismo diseño y disposiciones sencillas para que no tengas que empezar de cero cada vez que crees una nueva presentación. PowerPoint tiene una gran variedad de plantillas precreadas cada vez que abres la aplicación; sin embargo, si no ves ninguna que te guste, puedes crear la tuya propia o personalizar una que ya tengan.
Para empezar a crear su propia plantilla, comience con una diapositiva en blanco, un tema que PowerPoint ya tenga o uno de sus propios archivos de presentación que desee reutilizar una y otra vez. Empiece por cambiar las fuentes, los colores, los tamaños y los fondos de todas las diapositivas. También puede insertar cualquier imagen, como un logotipo, que desee tener en su plantilla junto con cualquier título o contenido de las diapositivas.
Una vez realizados todos los cambios, guarde la presentación como Plantilla de PowerPoint en lugar de como archivo PowerPoint normal. Para ello, al guardar el archivo, despliegue el menú de tipo de archivo y cámbielo a un tipo de archivo de plantilla de PowerPoint (.potx). Así, la próxima vez que abra PowerPoint podrá volver a utilizar esta plantilla sin tener que recrear el mismo diseño.
Consejo 2: Diseñe una presentación con la plantilla maestra de diapositivas
Los consejos 1 y 2 son muy similares; sin embargo, difieren porque el consejo 2 es una plantilla de diseño sólo para esta presentación en particular. En lugar de copiar y pegar algo en cada diapositiva de su presentación, sólo tendrá que hacerlo una vez, lo que le ahorrará muchas acciones repetitivas. Esta es la forma más sencilla de añadir el logotipo de la escuela, su nombre o el título del curso a todas las diapositivas en el mismo lugar.
Vaya a la pestaña Ver de la cinta de PowerPoint y haga clic en Patrón de diapositivas. La diapositiva superior es el patrón de diapositivas. Cualquier formato o elemento que coloque en esta diapositiva aparecerá en todas las diapositivas. Si sólo desea editar el diseño de una presentación concreta, desplácese hacia abajo para encontrarla. Cuando estés listo para volver a tus diapositivas, simplemente haz clic en el botón Cerrar Vista Patrón.
Consejo 3: Combina los colores con el cuentagotas
La herramienta cuentagotas de PowerPoint le permite igualar exactamente cualquier color de su diapositiva con sólo pulsar un botón. Ya no tendrás que esforzarte más para conseguir el tono exacto que necesitas. El cuentagotas puede utilizarse para cambiar el color de la fuente, el color de fondo o los colores de las formas.
Sólo tienes que hacer clic en el cuentagotas de la parte inferior del menú cuando cambies el color de tu elemento. Aparecerá un cuentagotas al pasar el ratón por encima del color que desees. Puede tomar un color de cualquier imagen o texto de su diapositiva. Cuando tengas el color que quieres, haz clic y se aplicará el color.
Consejo 4: Aproveche las ideas de diseño
¿Tiene problemas con su creatividad a la hora de hacer una presentación? Confíe en la función Ideas de diseño de PowerPoint. Esta herramienta puede dar a su presentación un cambio de imagen total con un solo clic.
En la pestaña Diseño, haga clic en el icono Ideas de diseño. A continuación, desplázate por las opciones y elige el diseño que más te guste. PowerPoint actualizará el diseño de la diapositiva actual y de cualquiera de las diapositivas que ya tenga en su mazo con el tema correspondiente.
Tenga en cuenta lo siguiente: Debes ser usuario de Office 365 para tener acceso a la función Ideas de diseño.
Consejo 5: Edita más rápido con atajos de teclado
Los atajos de teclado son la forma más fácil y rápida de aumentar tu productividad. Mientras creas tus diapositivas de PowerPoint, hay dos atajos importantes que deberías utilizar para acelerar el proceso de edición.
Primero, usa CTRL+Arrastrar para copiar fácilmente una forma o imagen. En segundo lugar, mantén pulsada la tecla“Mayúsculas” para hacer formas perfectas.
Hay muchos más atajos de PowerPoint que puedes probar a utilizar al crear e incluso al presentar tus presentaciones de PowerPoint.
Consejo 6: Alinee los objetos a la perfección
Alinee rápida y fácilmente los distintos objetos de su diapositiva de PowerPoint. Si tiene muchos objetos, imágenes o texto en una diapositiva y quiere que se alineen correctamente, utilice la Herramienta Alinear.
En primer lugar, haga clic en todos los objetos que desee alinear. Para ello, mantenga pulsada la tecla Mayús mientras hace clic en todos los objetos. A continuación, en la pestaña Inicio de la cinta de PowerPoint, haga clic en Organizar y, después, en Alinear. Verá que puede alinear los objetos a la izquierda, al centro a la derecha, o arriba, en medio o abajo. También existe la opción de alinearlos horizontal y verticalmente. Con sólo un par de clics, tus diapositivas tendrán un aspecto bonito y ordenado.
Consejo 7: Mover varios objetos agrupándolos
Los objetos de su diapositiva pueden agruparse para realizar cambios de formato, o simplemente para moverlos al mismo tiempo. Se puede agrupar cualquier texto, imagen o una mezcla de ambos.
Para agrupar objetos, mantenga pulsada la tecla Mayús mientras hace clic en los objetos deseados. A continuación, haz clic con el botón derecho. En el menú, haga clic en Agrupar y en Agrupar de nuevo. Ahora todos los objetos agrupados pueden moverse y editarse a la vez. Para desagrupar objetos, haga clic con el botón derecho y seleccione Agrupar y desagrupar.
Consejo 8: Copiar y Pegar Formato de Texto con Copiar Formato
Aumente su productividad en PowerPoint haciendo coincidir el formato de un texto con otro o los efectos de una imagen con otra imagen.
Para utilizar el pintor de formatos, resalte el texto (o haga clic en la imagen) del que desea copiar el formato. A continuación, en la pestaña Inicio, haga clic en el Pincel de la sección Portapapeles. El formato ya está copiado. Pega este formato en otro texto resaltando el nuevo texto (o haciendo clic en la imagen) sin hacer clic antes en ningún otro sitio.
Pega el mismo formato en muchos textos diferentes haciendo doble clic en el Pincel y, a continuación, en el texto para pegar el mismo formato. Sigue pulsando sobre los diferentes textos para pegar el formato tantas veces como quieras.
Por último, debemos mencionar el atajo de teclado para el Copiador de formato. Para copiar el formato usa “CTRL+MAYÚS+C” y luego para pegarlo usa “CTRL+MAYÚS+V”. Ahora puedes ahorrarte tener que hacer clic en el Pincel.
Consejo 9: Reutilice diapositivas de presentaciones antiguas
Este consejo de productividad de PowerPoint le permite utilizar una diapositiva de una presentación anterior en la presentación que está creando. Utiliza una diapositiva de una presentación anterior que contenga información útil en lugar de reescribir la misma información. PowerPoint puede incluso adaptar el diseño de la diapositiva para que encaje perfectamente en la nueva presentación.
Para utilizarlo, cuando vayas a añadir una nueva diapositiva en tu presentación, en lugar de hacer clic en una opción de diseño, en la parte inferior del menú, haz clic en Reutilizar diapositivas. Se abrirá el panel lateral y podrá buscar el archivo que contenga la diapositiva que desee. Una vez que haya elegido un archivo, éste se abrirá en el panel lateral.
A continuación, sólo tienes que elegir la diapositiva que desees y la insertará en tu presentación con el formato correspondiente. Si quieres mantener el formato original, haz clic en la casilla de verificación de la parte inferior que dice “Mantener formato de origen”.
Consejo 10: Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
Por último, el consejo número 10 es la barra de herramientas de acceso rápido. Esta barra de herramientas se encuentra en la esquina superior izquierda y está a su disposición independientemente de la pestaña de la cinta que tenga abierta.
Personaliza esta barra de herramientas para añadir las que más utilices. Mucha gente utiliza el botón de presentación para comenzar su presentación, pero también puede añadir impresión rápida, o echar un vistazo a cualquiera de los otros comandos que ofrece PowerPoint. Este cómodo acceso le ahorrará tener que abrir multitud de menús.
Y estos son los diez consejos que puedes empezar a utilizar para aumentar tu productividad en PowerPoint. Sabemos que los profesores tienen mucho trabajo, así que esperamos que puedan poner en práctica algunos de estos consejos para dedicar tiempo a lo que más importa.
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