Tal vez sea la primera vez que realizas una retrospectiva o tal vez pensabas que las retrospectivas eran sólo para la gestión ágil de proyectos, pero estoy aquí para decirte que las retrospectivas son fáciles de ejecutar y extremadamente útiles en todos los departamentos, proyectos y equipos grandes y pequeños.
En ClassPoint, entendemos la importancia de las retrospectivas de sprint y creemos que un proceso retrospectivo bien estructurado y colaborativo es crucial para fomentar la mejora continua dentro de nuestros equipos.
Tanto si diriges una pequeña empresa emergente como si gestionas una gran empresa, las retrospectivas periódicas ofrecen la oportunidad de reflexionar sobre proyectos anteriores, identificar áreas de mejora y fomentar una cultura de aprendizaje y crecimiento dentro de tu equipo. Analicemos los aspectos básicos de una retrospectiva, los pasos clave para llevarla a cabo y consejos para realizar una sesión muy eficaz que produzca información práctica e impulse cambios positivos.
Qué es una retrospectiva
Una retrospectiva es una reunión de equipo que tiene lugar al final de un proyecto o de un periodo de tiempo, con el propósito de evaluar el rendimiento, los éxitos y los fracasos.
Finalidad y ventajas de la retrospectiva
La idea de una retrospectiva, o “retro”, es reflexionar sobre experiencias pasadas, aprender de ellas y ajustar comportamientos futuros para aumentar la eficiencia, la eficacia y la productividad.
Aunque las retrospectivas de sprints tienen sus raíces en el desarrollo ágil de productos, son muy beneficiosas para todo tipo de equipos en cualquier sector. Cuando se realizan con eficacia, las retrospectivas pueden ser una herramienta poderosa para mejorar la dinámica del equipo, la comunicación y el rendimiento general. Puede utilizar estas retrospectivas para reflexionar sobre cualquier cosa: sprints, proyectos, objetivos de la empresa, etc. & uso para sesiones de check-in/check-out, team building, Energizers, etc.
Tipos de retrospectivas
Los retros pueden adoptar muchas formas y recibir muchos nombres. Ya se trate de una retrospectiva de sprints, de proyectos o de productos, el objetivo es el mismo: reflexionar:
- Lo que ha ido bien
- Lo que no fue bien
- Cómo puede mejorar en el futuro
Formatos retrospectivos
Lo divertido es que esas tres preguntas retrospectivas principales tienen muchas formas diferentes entre las que puedes elegir. Todos comparten el mismo objetivo, pero cada uno tiene su propia forma de guiar la conversación de su equipo. He aquí algunos formatos retro populares:
- Básico: ¿Qué ha ido bien? ¿Qué no? ¿Qué podemos mejorar?
- Las 4 Ls: Gustar, Aprender, Carecer, Anhelar
- Iniciar, Detener, Continuar
- Retrospectiva de una palabra: Los miembros del equipo reflexionan y comparten comentarios, opiniones y responden a las preguntas básicas de la retrospectiva utilizando una sola palabra concisa e intencionada.
- Velero: ¿Qué vientos nos empujan hacia adelante? ¿Qué anclas nos frenan? ¿Y qué piedras (obstáculos) podemos encontrar en el camino?
- FLAT: Orientaciones futuras, lecciones aprendidas, logros, agradecimientos
- Rosa, capullo, espina
- Alegre, Triste, Loco
- Semáforos
- la lista continúa.
Pasos para realizar una retrospectiva
Paso 1: Prepare sus herramientas de retrospectiva
El primer paso para organizar una reunión retrospectiva eficaz es preparar las herramientas necesarias para registrar las opiniones del equipo y los puntos de vista del debate. Puede que le resulte más útil crear un resumen visual que le ayude a usted y a los participantes a esquematizar las ideas, ver cómo se relacionan entre sí las distintas percepciones y destacar las áreas en las que puede tomar medidas inmediatas.
Existen diversas herramientas para facilitar una retrospectiva, y es probable que puedas arreglártelas con las que ya tienes. Como por ejemplo:
1. PowerPoint:
Para una reunión bien preparada e interactiva, basta con utilizar PowerPoint para realizar una retrospectiva, una herramienta que ya tienes y conoces. Además, si utilizas un complemento interactivo para el público, podrás incluir encuestas y preguntas a las que tu equipo podrá responder. Puede ser una forma estupenda de implicar a la gente, recabar ideas en masa, recoger opiniones en tiempo real y presentar esos datos para el debate.
2. Pizarra física y notas adhesivas:
Si tu reunión es 100% presencial, puedes considerar la posibilidad de utilizar una pizarra o un rotafolio para recoger ideas y comentarios. Las notas adhesivas pueden ser una herramienta útil para la participación en grupo y la organización de pensamientos e ideas, permitiendo a los participantes moverlas y agruparlas por temas. El único inconveniente es que después hay que documentar manualmente los comentarios del equipo.
3. Pizarra digital:
O tal vez quieras considerar herramientas de pizarra digital como Microsoft Whiteboard o Miro, que permiten a los participantes colaborar en tiempo real. También puede utilizar plantillas en línea diseñadas específicamente para retrospectivas, que proporcionan un formato estructurado y facilitan la captura y organización de los comentarios.
Paso 2: Fijar la hora y el orden del día
Tras decidir celebrar una reunión retrospectiva, el siguiente paso es fijar la hora y el orden del día. En primer lugar, elija un momento útil y adecuado para realizar una retro reflexión y, a continuación, elija un momento en el que todos los miembros del equipo puedan asistir y participar activamente. Una vez fijada la hora, es importante elaborar un orden del día claro y conciso.
El orden del día debe incluir una breve introducción a la reunión retrospectiva, las principales metas y objetivos de la reunión, el tiempo asignado a cada tema y quién dirigirá cada debate. También debe incluir el formato retro o las preguntas que desea que se aborden.
Esto debe compartirse con todos los miembros del equipo de antemano, para que todos sepan qué esperar durante la reunión. Una agenda bien planificada sienta las bases para una retrospectiva productiva y centrada.
Paso 3: Establecer normas básicas y expectativas
Antes de iniciar la reunión retrospectiva, es importante establecer las reglas básicas y las expectativas de todos los participantes. Esto ayuda a garantizar que la reunión se mantenga centrada, productiva y respetuosa. Tú fijas tus objetivos y sigues unas directrices, pero aquí tienes algunas que puedes tener en cuenta:
- Fomentar una comunicación abierta y respetuosa: Fomente un entorno respetuoso en el que todos tengan la oportunidad de expresar sus ideas sin interrupciones. Anime a los miembros del equipo a compartir ideas sinceras, a escuchar activamente y a tener una actitud abierta.
- Que sea pertinente: Para que la reunión sea eficiente y eficaz, asegúrate de que la conversación se centra en las metas y objetivos de la retrospectiva. Establezca claramente el ámbito de la discusión y evite ahondar en temas no relacionados o en acontecimientos pasados.
- Que sea objetiva, no personal: Recuerda a los participantes que la retrospectiva se centra en la evaluación de flujos de trabajo, situaciones y sistemas, más que en acciones individuales. Haga hincapié en la importancia de separar los sentimientos personales de la discusión.
- Acepte la retroalimentación como una herramienta positiva: Todos los implicados deben estar abiertos a recibir comentarios, ya que es una parte esencial de la retrospectiva. Fomente un enfoque orientado hacia el futuro, para tomar los comentarios constructivos de forma positiva y considerar la aplicación de cambios que puedan beneficiar al equipo en el futuro.
Paso 4: Empezar por conseguir la participación activa de todos
Para que todo el mundo se anime y esté dispuesto a participar, empieza la reunión haciendo que todo el mundo participe desde el principio. Esto es especialmente importante cuando tiene miembros de equipos remotos que pueden estar menos comprometidos debido a la distancia. ¿Cómo asegurarse de que todo el mundo está presente y participa desde el principio?
Comience con una actividad interactiva de calentamiento o un rompehielos que obligue a todos a contribuir activamente a la reunión.
Puede ser un divertido juego para romper el hielo, como una pregunta del tipo “¿Preferirías no volver a utilizar las redes sociales o no volver a ver una película o un programa de televisión?”, o un concurso de chistes malos en el que todos presenten su chiste más cursi y se vote el peor (o el mejor).
También puede ser una forma de calentar el ambiente para que todo el mundo esté preparado y se sienta cómodo para compartir, por ejemplo, haciendo una encuesta en la que se pida a todos que valoren cómo ha ido el mes, el proyecto o la agenda, o que describan su experiencia en una palabra utilizando una nube de palabras. Cualquiera de los dos métodos, o ambos, son estupendos para preparar a todo el mundo para una reflexión en equipo abierta y activa.
Paso 5: Durante la reunión: Repasa lo que ha ido bien, lo que no y cómo puedes mejorar.
Ahora que ya has preparado el terreno y al equipo, es hora de entrar de lleno en la retrospectiva y llevarla a cabo.
En primer lugar, invita a todos a compartir abiertamente sus opiniones respondiendo a tus preguntas retro y exponiéndolas visualmente. Lo mejor es que cada uno aporte su opinión por su cuenta antes de que se abra el debate. Lo más sencillo es utilizar una pizarra colaborativa o colectores de respuestas del público como ClassPoint.
A continuación, se exponen visualmente las ideas presentadas por cada uno:
Lo que ha ido bien
Cuando hable de lo que ha ido bien, anime a todos a compartir sus éxitos y logros durante el sprint o el proyecto. Este ejercicio ayuda a levantar la moral y reconoce las contribuciones de todos.
Lo que no fue bien
En cambio, hablar de lo que no ha funcionado requiere más tacto y diplomacia. Asegúrese de que todo el mundo tiene la oportunidad de expresar sus ideas sin juicios ni actitudes defensivas. Recuerda que el objetivo es encontrar soluciones y mejoras, no culpar a nadie.
Cómo puede mejorar en el futuro.
Por último, dirija tanto los comentarios positivos como los constructivos hacia el futuro debatiendo cómo puede mejorarse el proyecto o el tema de debate. Debe ser una conversación abierta, en la que todas las ideas sobre cómo mejorar sean bienvenidas y registradas. Esto puede ir desde ajustar pasos o estrategias específicos hasta una revisión completa de todo el proceso.
Puede ser útil aportar datos u observaciones relevantes para contextualizar el debate. Esto podría incluir métricas, comentarios de los clientes, resultados o acontecimientos notables.
Paso 6: Identificar temas y puntos de vista comunes
Una vez recogidas las aportaciones de cada miembro del equipo, es hora de buscar patrones. Utiliza la herramienta de resumen visual por la que hayas optado para no perder de vista las ideas de todo el mundo y esquematiza los distintos temas, puntos en común o cuestiones que surjan del debate. Tomar notas secundarias de estas tendencias y perspectivas de debate puede ayudarle a identificar los retos más importantes y las oportunidades de mejora. Una vez identificados estos temas comunes, puede empezar a formular medidas específicas que aborden las causas profundas de estos problemas.
Paso 7: Crear un plan de acción
El último paso y uno de los más importantes para llevar a cabo una retrospectiva eficaz es crear un plan de acción que aborde los problemas y preocupaciones que se hayan detectado durante la reunión. Es importante asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo con las medidas que deben tomarse y de que son realistas, alcanzables y mensurables.
El plan de acción debe definir tareas específicas, plazos y responsabilidades para cada miembro del equipo. De este modo, todo el mundo tendrá claro lo que hay que hacer y quién es responsable de cada tarea. También es importante establecer controles periódicos para asegurarse de que se sigue el plan de acción y abordar cualquier obstáculo o dificultad que pueda surgir.
Paso 8: Documentar lo debatido
El último paso de una reunión retrospectiva eficaz es documentar lo que se debatió. Es importante dejar constancia de las principales ideas y acciones para poder consultarlas en el futuro.
Asegúrate de que la documentación se comparte con todos los miembros del equipo y de que está disponible como referencia para orientar las acciones. Compruebe periódicamente con los miembros del equipo que se está avanzando en los puntos de acción identificados durante la reunión y ajuste el plan de acción según sea necesario.
Consejos para aprovechar al máximo las retrospectivas
- Establezca un lugar seguro: Es importante establecer un tono acogedor e integrador al principio de la reunión para fomentar la comunicación abierta y la colaboración. Establezca un entorno seguro y abierto en el que los compañeros de equipo puedan sentirse cómodos expresando sus ideas y opiniones sin miedo a ser juzgados o a sufrir represalias.
- Considera el contexto y el momento de la retrospectiva: Elige cuidadosamente un momento adecuado para llevar a cabo una retrospectiva, idealmente al final de un proyecto o una vez cumplidos los plazos y cuando tu equipo no esté en un momento de crisis.
- Evite que los compañeros de equipo se sientan atacados personalmente: Establezca el tono de que los comentarios deben ser objetivos y no personales, y modérelos para evitar comentarios personalmente subjetivos o que se culpe de errores o contratiempos.
- Haz que sea divertido para animar el ambiente y crear una cultura alentadora: Incorpore actividades y rompehielos divertidos para romper la monotonía de la reunión y crear una cultura de trabajo positiva y alentadora.
- Si el número de asistentes es elevado, organice sesiones en grupos reducidos: Dividirse en grupos más pequeños puede facilitar debates más centrados y productivos, especialmente si el número de asistentes es elevado.
- Sondea las opiniones para acordar los siguientes pasos: Después de que todos hayan tenido la oportunidad de compartir, asegúrate de que todos están de acuerdo en los siguientes pasos. Haz que sea un consenso invitando a los compañeros a sondear sus opiniones.
- No temas moderar el tiempo y planificar preguntas de seguimiento: Para tener en cuenta las limitaciones de tiempo y asegurarse de que todo el mundo participa durante la retro, considere la posibilidad de dejar sin resolver los retos más complejos si necesitan más tiempo para resolverse. Formule preguntas de seguimiento a las personas implicadas o programe una reunión para abordar ese tema específico a fin de respetar el calendario y el objetivo de la retrospectiva.
- Asegúrese de que los pasos siguientes y las conclusiones son factibles: Asegúrate de que los próximos pasos y conclusiones de la reunión sean claros y viables para garantizar que se avanza.
- Incluya refuerzos positivos y celebre los logros: Dedique tiempo a celebrar los éxitos y los logros, y reconozca los esfuerzos y las contribuciones de su equipo.
- Convierta las retrospectivas en una rutina: Incluya las retrospectivas como parte de la rutina de su equipo, por ejemplo cada 6 semanas o después de todos los proyectos cíclicos. Las retrospectivas rutinarias pueden ayudar a garantizar que el equipo mejore continuamente y que los comentarios se incorporen a futuros proyectos y trabajos.
Con estos consejos, podrá dirigir eficazmente una reunión retrospectiva y proponer soluciones prácticas que impulsen la mejora continua.
Cómo realizar una retrospectiva en PowerPoint con ClassPoint
Si no quieres aprender o comprar una nueva herramienta para hacer retrospectivas, puedes hacerlas directamente en PowerPoint. Y con la adición de ClassPoint, una herramienta de participación de la audiencia, puede incorporar las ideas y opiniones de sus equipos a su presentación de diapositivas. He aquí cómo:
- Elabore una presentación que incluya el orden del día, las preguntas retro y cualquier información útil sobre el proyecto que sirva de contexto.
- Haz que tus diapositivas de preguntas retrospectivas sean interactivas añadiendo preguntas y encuestas. Haz una pregunta de respuesta corta para cada una de las preguntas retrospectivas. Consejo: formula primero todas tus preguntas y espera a revelar las propuestas de los equipos.
- Pregunta a pregunta, desvela los comentarios y opiniones colectivos de tu equipo: qué ha ido bien, qué no y qué se puede mejorar.
- ¡Discuta las respuestas dadas! Inserte los resultados como diapositiva para hacer anotaciones sobre ellos y, a continuación, abra una diapositiva de pizarra para anotar los temas principales y las ideas compartidas.
- Termine con un plan de acción. Utiliza una diapositiva vacía del Plan de Acción o una pizarra en blanco y decide qué acciones se pueden llevar a cabo para mejorar el rendimiento y qué no ha ido bien en futuras tareas/planificaciones/proyectos. Asegúrese de que todo el mundo está de acuerdo. Si el número de asistentes es elevado, organice una encuesta para tomar decisiones.
Con ClassPoint es fácil convertir sus diapositivas en una reunión en la que participe el equipo, y con las preguntas y encuestas de respuesta del público y las herramientas de pizarra añadidas a PowerPoint, puede minimizar la cantidad de herramientas utilizadas durante una reunión para ahorrar tiempo y esfuerzo, y reducir el espacio para problemas técnicos.
Asegúrate de incluir un calentamiento o una actividad para romper el hielo, y termina con un refuerzo positivo. Asegúrate también de hacer un seguimiento de las respuestas dadas y fomenta el debate. De este modo se garantizará el compromiso y la implicación de todos, incluso de los menos ruidosos.
Conclusión
Las retrospectivas son herramientas poderosas que pueden ayudar a los equipos a mejorar su rendimiento, identificar problemas y trabajar en colaboración para desarrollar soluciones. Al tomarse el tiempo necesario para reflexionar sobre los éxitos y los retos del pasado, los equipos pueden obtener información valiosa que pueden utilizar para mejorar sus procesos, sistemas y rendimiento general. Con las herramientas y el enfoque adecuados, puede ayudar a su equipo a ser más eficaz, productivo y a alcanzar con éxito sus objetivos.
En ClassPoint, creemos en el poder de la colaboración y la mejora continua. Por eso hemos desarrollado una plataforma que ayuda a los equipos a realizar retrospectivas eficaces y a mantenerse conectados, incluso cuando trabajan a distancia. Nuestras herramientas están diseñadas para agilizar el proceso de retrospectiva, facilitando que los equipos se centren en lo que realmente importa: mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos.
¡Pruebe ClassPoint en PowerPoint hoy mismo!
