Si es usted el responsable de organizar una reunión general, puede ser una tarea desalentadora, ya que se sabe que las reuniones generales plantean los siguientes retos:
- Sobrecarga de comunicaciones
- Necesidades e intereses diversos
- Barreras jerárquicas
- Falta de interactividad
Pero no se preocupe. Hemos preparado esta guía con 15 consejos de eficacia probada para que la reunión de todos los directivos sea un éxito. Tanto si se trata de una reunión semanal periódica como de un evento anual de la empresa, estos consejos y estrategias garantizarán que sus reuniones de todos a una sean productivas, eficientes y divertidas para que toda su plantilla salga reforzada. 🔋💪
¿Qué es una reunión general?
Pero en primer lugar, ¿qué es una reunión de todos? Una reunión de todos los empleados, también conocida como “town hall”, es un encuentro en el que todos los miembros de una empresa u organización, incluidos directivos, gerentes, empleados individuales y personal de apoyo, se reúnen para compartir y debatir las novedades, los objetivos, los logros y los retos de la empresa.
Sirve de plataforma vital para fomentar la unidad, la alineación, la transparencia y la comunicación dentro de las organizaciones. Una reunión de todos los empleados ayuda a alinear los esfuerzos individuales y de equipo con los objetivos de la empresa, mejorar el compromiso de los empleados y reforzar la cultura general de la organización creando un sentimiento de pertenencia y un propósito compartido entre los empleados.
¿Por qué celebrar una reunión general?
Las reuniones internas pueden servir para compartir información actualizada sobre la empresa, fomentar el espíritu de equipo o celebrar hitos. Antes de empezar a idear estrategias para que las reuniones sean más atractivas y de preocuparse por su éxito, es fundamental comprender los “porqués” de las reuniones a cuatro bandas. Éstas son algunas de las ventajas que las reuniones “a cuatro manos” pueden aportar a su equipo:
- Mejora de la alineación y la comunicación: Crear una mejor alineación en la organización. Cuando todos escuchan el mismo mensaje del equipo directivo, pueden entender lo que se espera de ellos y cómo pueden contribuir mejor.
- Transparencia e inclusión: Crear un diálogo abierto entre la dirección y toda la plantilla para generar confianza y conexión.
- Compromiso y motivación: Aumente la moral de los empleados reconociendo los logros, celebrando los éxitos y ofreciendo un espacio para que las personas aporten sus ideas y perspectivas.
- Mayor colaboración e innovación: Facilite las oportunidades de creación de redes, fomente el trabajo en equipo y rompa los silos dentro de la organización.
- Cultura organizativa: Dar forma y reforzar la cultura organizativa para crear un sentimiento compartido de identidad entre los empleados.
15 consejos para organizar con éxito una reunión general
#nº 1 Establece tu objetivo para crear estrategias de éxito
Antes de planificar la reunión, es fundamental determinar el objetivo de la misma. Pregúntese: “¿Por qué necesitamos celebrar una reunión de todos?”, “¿Qué queremos conseguir con la reunión?”.
Establezca un objetivo claro y estructure la reunión en consecuencia. Defina lo que quiere conseguir y adapte el contenido para alcanzar ese objetivo. A partir de ahí, puede seguir adelante con la determinación de la logística, el formato y el contenido, junto con la asignación de funciones, la preparación del orden del día y la práctica.
#nº 2 Unifique a sus empleados con independencia de su ubicación
Determine si un formato presencial, virtual o híbrido se adapta a las necesidades de su empresa. La mano de obra es flexible ahora, así que asegúrese de que todos los empleados puedan participar fácilmente, independientemente de su ubicación.
Si tienes varias formas de asistir a la reunión, comprueba que toda la tecnología está lista, teniendo en cuenta las copias de seguridad. ¿Necesitas ayuda para dominar Teams, Zoom o Google Meet? Le tenemos cubierto.
#3 Invitar a ponentes de varios departamentos
Invite a varios ponentes de distintos departamentos a su reunión general para que los empleados tengan una visión más amplia de la empresa en su conjunto y de cómo cada departamento contribuye a su éxito. Varios ponentes pueden ofrecer una visión más completa de los proyectos, iniciativas y retos en curso en las distintas áreas de la organización. Esto ayuda a romper los compartimentos estancos y fomenta el intercambio de conocimientos entre departamentos, lo que aumenta la eficacia y la sinergia.
Además, escuchar a varios oradores añade variedad y mantiene la reunión atractiva y dinámica. Evita la monotonía y permite diferentes estilos de presentación y voces para captar la atención del público. Al reunir diversas perspectivas y conocimientos, puede promover una cultura de colaboración y unidad, y fomentar el sentido de pertenencia y la responsabilidad, ya que los empleados ven a sus colegas representando a sus respectivos departamentos y compartiendo sus logros y objetivos.
#4 Designar un moderador de la reunión
Para garantizar que la reunión sea productiva y centrada, y que el orden del día se ajuste a lo previsto, es aconsejable designar un moderador, sobre todo si hay varias personas y temas en el orden del día. Un moderador puede gestionar el flujo de la reunión, facilitar la participación y garantizar que todos tengan la oportunidad de hablar. Pueden fomentar las contribuciones inclusivas y equilibradas de los asistentes, al tiempo que evitan que los debates se desvíen hacia temas no relacionados.
Y si surgen conflictos o desacuerdos durante la reunión, un moderador neutral puede ayudar a gestionarlos. Pueden mediar en las discusiones, garantizar un diálogo respetuoso y evitar posibles interrupciones. Dependiendo de los objetivos de la reunión, se puede elegir a un moderador que no esté directamente implicado en los temas tratados.
#5 Elabore y comunique una agenda clara:
Un orden del día atractivo debe mantener la atención de todos, ser fácil de seguir y dar a su equipo un sentido de propiedad en la reunión de todos.
Elabore un orden del día bien estructurado que abarque temas esenciales, actualizaciones de los departamentos, actividades interactivas y sesiones de preguntas y respuestas. Incluya las expectativas de tiempo para cada una e intente ceñirse a ellas lo máximo posible. Comparta el orden del día con antelación para que los asistentes puedan prepararse.
Un ejemplo de orden del día podría ser:
- Empezar con un rompehielos Presentar las metas y los objetivos
- Comparta información y actualizaciones de la empresa con atractivos soportes visuales
- Dé a los miembros del equipo la oportunidad de brillar con historias de éxito y trabajos actuales
- Abrir el diálogo y el debate para recibir opiniones e ideas
- Termine con una nota de optimismo resumiendo los puntos clave y recordando a todos el propósito de la reunión.
Una vez fijado el orden del día, invite a su equipo con suficiente antelación y comuníquelo con claridad. De este modo, te aseguras una reunión productiva y el equipo llega preparado y dispuesto a participar con ideas, preguntas y comentarios.
#6 Elija una herramienta de reuniones sin fisuras
Consiga una reunión más productiva y eficaz eligiendo una herramienta de reuniones sin fisuras que consolide todo el orden del día y todas las diapositivas de los distintos ponentes en un único lugar. Cuando todas las diapositivas están unificadas en un mismo lugar, siguiendo una plantilla o tema cohesivo, se consigue una imagen de marca y una estética visual coherentes a lo largo de toda la reunión.
Esto no sólo ayuda a que todos los ponentes pasen de uno a otro sin problemas, sino que también elimina la necesidad de que los participantes tengan que cambiar entre varias aplicaciones o plataformas. La ausencia de interrupciones o retrasos causados por el cambio entre distintos programas o archivos ahorra tiempo y reduce posibles confusiones.
La capacidad de colaboración entre ponentes y participantes en la reunión se hace más accesible, con lo que el compromiso y la participación activa de todos los asistentes pasan a un primer plano. Los participantes pueden compartir ideas y debates fácilmente si utilizan herramientas como ClassPoint, que integra preguntas de respuesta del público en sus presentaciones de PowerPoint.
#7 Garantizar una experiencia tecnológica fluida
Adopte medidas para crear una experiencia de reunión más fluida y fiable para todos los implicados reduciendo los problemas técnicos. Al dar prioridad a una experiencia tecnológica fluida, los participantes pueden participar plenamente en la reunión o seminario web sin interrupciones ni frustraciones causadas por dificultades técnicas.
Algunos posibles temas sobre los que hay que informarse son las herramientas de audio/videoconferencia, la conectividad a Internet, la capacidad de compartir pantalla o el software de presentación. Si ha elegido una herramienta de reuniones sin fisuras, ya va un paso por delante. Al reducir las herramientas de presentación a una sola, se eliminan posibles problemas o fallos, como los derivados de problemas de compatibilidad entre distintos programas o formatos de archivo.
#8 Aumentar la claridad y el impacto con ayudas visuales
Uno de los mayores errores que se pueden cometer al planificar una reunión general es ser poco claro o prolijo en el discurso. Esto puede provocar que los miembros del equipo no participen, frustración y, en última instancia, una reunión menos eficaz.
El uso de ayudas visuales sólidas, como cuadros, gráficos, diagramas o infografías, puede ayudar a transmitir información o datos complejos de forma más accesible y comprensible. Las ayudas visuales captan y mantienen la atención y representan visualmente los objetivos y progresos, garantizando que los mensajes importantes se transmitan con eficacia y resuenen en toda la audiencia. Obtenga más información sobre las distintas formas de mejorar sus presentaciones para hacerlas más atractivas.
#9 Empower Every Voice: Involucrar a todos durante la reunión
Fomente la participación activa involucrando a los empleados en debates, sesiones interactivas o encuestas. Esto no sólo mejorará la colaboración y la comunicación dentro de su equipo, sino que también contribuirá a mejorar la moral y la productividad general del equipo.
Para implicar a todos, lo primero es crear oportunidades de participación. Anime a los empleados a compartir sus pensamientos e ideas durante una sesión de brainstorming. Para escuchar mejor las opiniones e ideas de todos, utilice actividades interactivas. A continuación te ofrecemos una lista de preguntas que puedes hacer antes, durante y después de la sesión para que todos se sientan cómodos compartiendo.
Las sesiones de grupo también pueden ser una forma eficaz de conseguir que todos participen en una reunión más amplia. Estos grupos más reducidos pueden facilitar los debates y permitir que todos aporten sus pensamientos e ideas en un ambiente más íntimo.
#10 Actívate con competiciones amistosas
Incorporar elementos de diversión y disfrute, especialmente una competición amistosa y desenfadada, ayuda a crear un ambiente positivo y relajado en lo que puede ser una reunión aburrida y larga. Esto puede reducir el estrés y la ansiedad, y fomentar la camaradería y la moral general entre los miembros del equipo.
Según la Harvard Business Review, “la competición aumenta la activación fisiológica y psicológica, lo que prepara el cuerpo y la mente para un mayor esfuerzo y permite un mayor rendimiento.”
Pruebe a añadir a su presentación actividades o juegos divertidos, como el modo concurso de ClassPoint. O añada otros elementos de diversión, como poner música, establecer un tema para la reunión, ofrecer aperitivos y refrescos, y añadir algo de humor a la reunión.
Lo que puede ser divertido para algunos puede no serlo para otros, así que mantén la flexibilidad para crear una reunión agradable para todos.
#11 Organizar una sesión de preguntas y respuestas eficaz
Durante la reunión, dedique tiempo a sesiones de preguntas y respuestas para abordar las preocupaciones de los empleados. Fomente la transparencia y proporcione respuestas meditadas a sus empleados. Esto puede dar lugar a preguntas y discusiones difíciles de manejar; sin embargo, es una oportunidad para responderlas eficazmente y fomentar la inclusión y la confianza que conduzcan a la aceptación de los empleados.
Si la reunión tiene poco tiempo, pida que le hagan preguntas con antelación, prepare las respuestas y ofrezca una sesión de preguntas y respuestas más breve.
Algunos recordatorios útiles:
- Deje claro al principio de la reunión que las preguntas difíciles y los debates desafiantes son bienvenidos.
- Como facilitador, es importante permanecer neutral y no tomar partido. Utilice técnicas de escucha activa, para asegurarse de que todo el mundo es escuchado y comprendido.
- Si la discusión se acalora o las emociones empiezan a dispararse, no pasa nada por tomarse un descanso.
- Después de la reunión, haga un seguimiento de las personas que hayan tenido preguntas o preocupaciones importantes.
#12 Pedir opiniones anónimas
El crecimiento real se produce cuando aceptamos los comentarios duros. Los comentarios críticos y las palabras sinceras son catalizadores de la mejora y el crecimiento de la organización, así que aproveche la oportunidad de una reunión de todos para abrir las puertas a los comentarios.
“La forma de pedir críticas y de reaccionar cuando las recibes contribuye en gran medida a generar confianza… o a destruirla”.
Kim Scott, Cóndor Radical
Invite a todos los miembros del equipo a compartir su honestidad sin filtros con una herramienta de comentarios anónimos, como la encuesta rápida de ClassPoint. Puede optar por abordar algunos comentarios en directo, o simplemente ofrecer al equipo un momento y un lugar seguros y bien acogidos para recibir comentarios sinceros.
#13 Celebrar el éxito y motivar el progreso
Reconozca y celebre los logros individuales y de equipo durante la reunión general para mantener a su equipo comprometido y motivado. Destacar los logros del equipo no sólo demuestra aprecio, sino que también les anima a seguir adelante.
Es fundamental dedicar tiempo a reconocer al equipo, compartir los comentarios positivos y los resultados, y dar crédito a quien lo merece. Puedes incluso entregar certificados para mostrar tu agradecimiento y motivar a los demás para que trabajen más y se esfuercen por alcanzar el éxito.
#14 Reiterar los puntos clave
Antes de dar por concluida la reunión, exponga sus puntos clave u objetivos a los asistentes. Después de lo que puede ser más largo que una reunión normal, refuerza la información compartida, aclara cualquier confusión y garantiza un entendimiento común entre los empleados.
Al reiterar detalles, objetivos y decisiones importantes, se fomenta la coherencia y la alineación dentro de la organización. Además, responsabiliza a los empleados, ayuda a conservar los conocimientos de la organización, comunica eficazmente los pasos siguientes y se adapta a los ausentes o a los que llegan tarde.
Reiterar los puntos clave también permite documentarlos y consultarlos, ya que proporciona un resumen de los resultados de la reunión para futuros debates y toma de decisiones, y puede compartirse con el equipo después de la reunión o con cualquier persona que no haya asistido a ella. Pruebe a utilizar la función Compartir PDF de ClassPoint para compartir fácilmente su presentación sin tener que enviarla por correo electrónico.
#15 Final con una inspiración edificante
Y, por último, deje que los participantes se sientan motivados, llenos de energía y empoderados terminando la reunión con una inspiración edificante.
Para lograrlo, puede compartir historias de éxito, destacar los logros individuales o de equipo y reconocer los esfuerzos colectivos de la organización. O incluso puede terminar con un vídeo motivador, como un TedTalk o incluso un orador en directo. Busca en Internet durante tu presentación para ver un vídeo sin salir de PowerPoint con el navegador integrado de ClassPoint.
Cerrar la reunión con una inspiración edificante crea una impresión duradera, fomenta un sentimiento de unidad y determinación, y motiva a los empleados a seguir esforzándose por alcanzar la excelencia. Es una oportunidad para que los participantes se sientan inspirados, conectados y entusiasmados con su papel en el éxito de la organización, especialmente después de haber reiterado los puntos clave.
Evaluar el éxito de las reuniones internas y planificar el futuro
Una vez concluida la reunión, es importante evaluar su éxito. Debe analizar si la reunión logró sus objetivos y si los empleados encontraron útil el contenido.
- Seguimiento: En primer lugar, haga un seguimiento después de la reunión resumiendo los puntos clave, compartiendo las actas de la reunión y recabando opiniones. Las opiniones pueden recogerse mediante encuestas, formularios de opinión o analizando los índices de asistencia. Todo ello ayuda a recopilar información sobre lo que ha funcionado y lo que no. Por ejemplo, puede preguntar a los empleados qué les ha parecido el contenido, los ponentes o la duración de la reunión.
- Analizar: A continuación, analice el impacto de la reunión general. Como usted mismo: “¿La información compartida en la reunión ha permitido mejorar el rendimiento, la productividad o la satisfacción de los empleados?”.
- Mejorar: Una vez evaluado el éxito de la reunión, puede utilizar los comentarios para mejorar futuras reuniones. Por ejemplo, si los empleados informan de que la reunión ha sido demasiado larga, plantéese acortar la duración de la siguiente. Si mencionan a un ponente o un tema que les ha gustado, considere la posibilidad de incorporarlo en futuras reuniones.
Preguntas para una reunión general
Mantenga la participación de su equipo durante toda la reunión haciéndole preguntas y abordando la información que deseen debatir.
¿Cómo saber de qué quieren hablar? Pregúnteselo en una encuesta previa a la reunión.
Algunas preguntas para sus empleados y para usted mismo antes de la reunión:
- ¿Hay alguna preocupación o pregunta específica que le gustaría que se abordara durante la reunión?
- ¿Qué opina de la diversidad y la inclusión en nuestro lugar de trabajo, y cómo podemos seguir apoyándolas?
- ¿Puede compartir algún ejemplo de trabajo en equipo y colaboración que considere merecedor de reconocimiento y celebración?
- ¿Cuáles son las principales actualizaciones y novedades que todo el mundo debería conocer?
Ahora, para que el público participe y se reúnan puntos de debate durante la reunión, puede hacer preguntas más interactivas. Empieza por romper el hielo para que todo el mundo entre en calor, y luego pasa a preguntas como esta:
- ¿Cómo podemos mejorar la comunicación y la colaboración entre departamentos?
- ¿Cuál ha sido el logro o hito más significativo para usted o su equipo en el último trimestre?
- En una frase, describa un reto al que se haya enfrentado el trimestre pasado y cómo lo superó.
- ¿Qué apoyo o recursos le habrían sido útiles a usted o a su equipo para lograr mejores resultados el trimestre pasado?
- ¿Se percibe algún reto con estos nuevos cambios?
- ¿Hay algún área o proceso que crea que debe priorizarse o mejorarse en el próximo trimestre?
Utilice diversos tipos de preguntas para mantener el interés del público y presentar los datos de la forma más adecuada. Utiliza nubes de palabras, respuestas cortas, preguntas de opción múltiple o incluso carga imágenes.
Y por último, después de la reunión, evalúe cómo ha ido enviando una encuesta o formulando algunas preguntas interactivas finales antes de que todos se vayan. Recuerde que estas preguntas pueden ser anónimas para garantizar la honestidad y la comodidad de quienes respondan.
- ¿Cuáles son las principales conclusiones de la reunión?
- ¿Se abordaron en la reunión sus preguntas o preocupaciones? En caso negativo, ¿qué información adicional le gustaría recibir?
- ¿Fueron los temas tratados relevantes y valiosos para usted?
- ¿Le pareció atractivo e interactivo el formato de la reunión?
- ¿Hubo algún aspecto de la reunión que pudiera mejorarse? Si es así, ¿qué sugerencias tiene?
- ¿Tiene alguna idea o sugerencia para futuras reuniones de todos los jefes?
Principales conclusiones
De cara al futuro, para que la reunión sea un éxito y resulte atractiva, recuerda:
- El éxito de las reuniones internas requiere una planificación estratégica, por lo que hay que fijar objetivos claros y estructurar la reunión en torno a ellos.
- Fomente el compromiso activo de los empleados mediante la participación, actividades interactivas, preguntas y debates.
- Utilizar ayudas visuales y tecnología para mejorar la comunicación y el compromiso.
- Fomentar la transparencia y la confianza mediante debates abiertos y escuchando y recogiendo activamente las opiniones para introducir cambios en el futuro.
