La création de PowerPoint, l’un des outils de présentation les plus populaires auprès des enseignants, peut constituer une partie vitale et nécessaire de votre travail. Avec tant de présentations à faire pour les cours tout au long de l’année, cette tâche routinière peut sembler prendre beaucoup de temps.
Heureusement, de nombreuses tâches fastidieuses dans Microsoft PowerPoint peuvent être corrigées ou accélérées. Ces 10 conseils vous aideront à augmenter votre productivité dans PowerPoint afin que vous puissiez consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment : vos élèves et leurs cours.
Conseil n° 1 : créer et utiliser un modèle
Le premier conseil de productivité de PowerPoint est de tirer parti de la création de vos propres modèles. Un modèle vous permet de commencer avec la même conception et des mises en page simples, de sorte que vous ne devez pas repartir de zéro à chaque fois que vous créez une nouvelle présentation. PowerPoint propose une variété de modèles pré-créés dès que vous ouvrez l’application ; cependant, si vous n’en voyez aucun qui vous plaise, vous pouvez créer le vôtre ou personnaliser un modèle déjà existant.
Pour créer votre propre modèle, commencez par une diapositive vierge, un thème que PowerPoint possède déjà ou un de vos propres fichiers de présentation que vous souhaitez réutiliser à l’infini. Commencez par changer les polices, les couleurs, les tailles et les arrière-plans de toutes les diapositives. Vous pouvez également insérer des images, telles qu’un logo, que vous souhaitez voir figurer sur votre modèle, ainsi que les titres ou le contenu des diapositives.
Lorsque toutes les modifications ont été apportées, enregistrez la présentation en tant que modèle PowerPoint au lieu d’un simple fichier PowerPoint. Pour ce faire, lors de l’enregistrement de votre fichier, déroulez le menu du type de fichier et changez-le en un type de fichier de modèle PowerPoint (.potx). Ensuite, la prochaine fois que vous ouvrirez PowerPoint, vous pourrez utiliser ce modèle sans avoir à recréer le même dessin.
Conseil 2 : Concevoir une présentation à l’aide du modèle de diaporama
Les conseils 1 et 2 sont très similaires ; cependant, ils diffèrent parce que le conseil 2 est un modèle de conception pour cette présentation en particulier . Au lieu de copier et de coller quelque chose sur chaque diapositive de votre présentation, vous n’avez à le faire qu’une seule fois, ce qui vous évite de nombreuses actions répétitives. C’est le moyen le plus simple d’ajouter le logo de l’école, votre nom ou le titre du cours à chaque diapositive au même endroit.
Cliquez sur l’onglet Affichage du ruban PowerPoint, puis sur Slide Master. La diapositive du haut est le maître des diapositives. Le formatage ou les éléments que vous placez sur cette diapositive apparaîtront ensuite sur toutes les diapositives. Si vous ne souhaitez modifier que la conception d’un modèle particulier, faites défiler la page jusqu’à ce que vous le trouviez. Lorsque vous êtes prêt à revenir à vos diapositives, il vous suffit de cliquer sur le bouton Fermer la vue principale.
Conseil 3 : Assortir les couleurs avec le compte-gouttes
La pipette de PowerPoint vous permet de faire correspondre exactement n’importe quelle couleur de votre diapositive en cliquant sur un bouton. Plus besoin de faire des efforts pour obtenir la teinte exacte souhaitée. La pipette peut être utilisée pour modifier la couleur de la police, de l’arrière-plan ou des formes.
Il suffit de cliquer sur la pipette en bas du menu pour modifier la couleur de votre article. Une pipette apparaîtra sous la forme de votre souris, puis survolez la couleur que vous souhaitez. Vous pouvez prendre une couleur à partir de n’importe quelle image ou texte de votre diapositive. Lorsque vous avez trouvé la couleur souhaitée, il vous suffit de cliquer et la couleur sera appliquée .
Conseil n° 4 : tirer parti des idées de conception
Vous avez du mal à faire preuve de créativité lors de votre présentation ? Faites confiance à la fonction Idées de conception de PowerPoint ! Cet outil permet de relooker totalement votre présentation en un seul clic.
Dans l’onglet Conception, cliquez sur l’icône Idées de conception. Ensuite, faites défiler les options et choisissez le modèle qui vous convient le mieux. PowerPoint met à jour le design de la diapositive en cours et de toutes les diapositives déjà présentes dans votre présentation avec le thème correspondant.
A noter : Vous devez être un utilisateur d’Office 365 pour avoir accès à la fonction Idées de conception.
Conseil 5 : Modifier plus rapidement avec des raccourcis clavier
Les raccourcis clavier sont le moyen le plus simple et le plus rapide d’augmenter votre productivité . Lorsque vous créez vos diapositives PowerPoint, il existe deux raccourcis importants que vous devriez utiliser pour accélérer votre processus d’édition.
Tout d’abord, utilisez les touches CTRL+Glisser pour copier facilement une forme ou une image. Deuxièmement, maintenez la touche“Shift” enfoncée pour obtenir des formes parfaites.
Il existe de nombreux autres raccourcis PowerPoint que vous pouvez essayer d’utiliser lors de la création et même de la présentation de vos présentations PowerPoint.
Conseil 6 : aligner parfaitement les objets
Alignez rapidement et facilement les différents objets de votre diapositive PowerPoint. Si vous avez beaucoup d’objets, d’images ou de texte sur une diapositive et que vous souhaitez les aligner correctement, utilisez l’outil Aligner .
Tout d’abord, cliquez sur tous les objets que vous souhaitez aligner. Pour ce faire, maintenez la touche Majuscule enfoncée tout en cliquant sur tous les objets. Ensuite, dans l’onglet Accueil du ruban PowerPoint, cliquez sur Arrangement, puis sur Alignement. Vous verrez que vous pouvez aligner les objets à gauche, au centre à droite, en haut, au milieu ou en bas. Il est également possible de les aligner horizontalement et verticalement. En quelques clics, vos diapositives seront bien ordonnées !
Astuce 7 : Déplacer plusieurs objets en les regroupant
Les objets de votre diapositive peuvent être regroupés pour modifier la mise en forme ou simplement pour les déplacer en même temps. Il est possible de regrouper du texte, des images ou un mélange des deux.
Pour regrouper des objets, maintenez la touche Majuscule enfoncée tout en cliquant sur les objets souhaités. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris. Dans le menu, cliquez sur Groupe et à nouveau sur Groupe. Tous les objets regroupés peuvent désormais être déplacés et modifiés simultanément. Pour dégrouper des objets, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Grouper et dégrouper.
Astuce 8 : Copier et coller un format de texte avec Format Painter
Améliorez votre productivité dans PowerPoint en faisant correspondre le format d’un texte à celui d’un autre texte ou les effets d’une image à ceux d’une autre image.
Pour utiliser le peintre de format, mettez en évidence le texte (ou cliquez sur l’image) dont vous souhaitez copier le format. Ensuite, dans l’onglet Accueil, cliquez sur le pinceau dans la section Presse-papiers. Le format est maintenant copié. Collez ce format sur un autre texte en surlignant le nouveau texte (ou en cliquant sur l’image) sans cliquer ailleurs au préalable.
Collez le même format sur plusieurs morceaux de texte différents en double-cliquant sur le pinceau, puis en cliquant sur le texte pour coller le même format. Cliquez sur les différents textes pour coller le format autant de fois que vous le souhaitez.
Enfin, il faut mentionner le raccourci clavier pour le Format Painter. Pour copier le format, utilisez “CTRL+SHIFT+C” et pour le coller, utilisez “CTRL+SHIFT+V”. Désormais, vous n’avez plus besoin de cliquer sur le pinceau !
Conseil 9 : Réutiliser les diapositives d’anciennes présentations
Cette astuce de productivité PowerPoint vous permet d’utiliser une diapositive d’une présentation précédente dans la présentation que vous êtes en train de créer. Utilisez une diapositive d’une ancienne présentation qui contient des informations utiles au lieu de réécrire les mêmes informations. PowerPoint peut même adapter la conception de la diapositive pour qu’elle s’intègre parfaitement à la nouvelle présentation !
Pour l’utiliser, lorsque vous ajoutez une nouvelle diapositive à votre présentation, au lieu de cliquer sur une option de mise en page, en bas du menu, cliquez sur Réutiliser les diapositives. Le panneau latéral s’ouvre et vous pouvez rechercher le fichier contenant la diapositive souhaitée. Une fois que vous avez choisi un fichier, celui-ci s’ouvre dans le panneau latéral.
Il vous suffit ensuite de choisir la diapositive souhaitée pour qu’elle soit insérée dans votre présentation avec le formatage correspondant. Si vous souhaitez conserver la mise en forme d’origine, cochez la case “Conserver la mise en forme de la source”.
Conseil 10 : Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide
Enfin, l’astuce numéro 10 est la barre d’outils d’accès rapide! Cette barre d’outils se trouve dans le coin supérieur gauche et est disponible quel que soit l’onglet du ruban ouvert.
Personnalisez cette barre d’outils pour y ajouter les outils que vous utilisez le plus. De nombreuses personnes utilisent le bouton de présentation pour commencer leur présentation, mais vous pouvez également ajouter une impression rapide ou jeter un coup d’œil à l’une des autres commandes offertes par PowerPoint. Cet accès pratique vous évitera d’ouvrir une multitude de menus.
& voilà les dix conseils que vous pouvez commencer à utiliser pour augmenter votre productivité dans PowerPoint ! Nous savons que les enseignants ont beaucoup à faire, c’est pourquoi nous espérons que vous pourrez mettre en œuvre certains de ces conseils pour vous aider à consacrer du temps à ce qui compte le plus.
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