De la réflexion à l’action : Comment mener à bien des réunions de rétrospective

Peut-être êtes-vous novice en matière de rétrospective ou pensiez-vous que les rétrospectives sont réservées à la gestion de projets agiles, mais je suis ici pour vous dire que les rétrospectives sont faciles à organiser et extrêmement utiles pour tous les départements, projets et équipes, qu’ils soient grands ou petits.

Chez ClassPoint, nous comprenons l’importance des rétrospectives de sprint et nous pensons qu’un processus de rétrospective bien structuré et collaboratif est crucial pour favoriser l’amélioration continue au sein de nos équipes.

Que vous soyez à la tête d’une petite startup ou d’une grande entreprise, des rétrospectives régulières vous permettent de réfléchir aux projets passés, d’identifier les domaines à améliorer et de favoriser une culture de l’apprentissage et de la croissance au sein de votre équipe. Nous allons nous pencher sur les principes de base d’une rétrospective, les étapes clés de son déroulement et les conseils pour organiser une session très efficace qui permette d’obtenir des informations exploitables et d’induire des changements positifs.

Qu’est-ce qu’une rétrospective ?

Une rétrospective est une réunion d’équipe qui a lieu à la fin d’un projet ou d’une période, dans le but d’évaluer les performances, les succès et les échecs.

Objectif et avantages d’une rétrospective

L’idée derrière une rétrospective, ou “rétro”, est de réfléchir aux expériences passées, d’en tirer des leçons et d’ajuster les comportements futurs afin d’accroître l’efficacité, l’efficience et la productivité.

Bien que les rétrospectives de sprint soient enracinées dans le développement de produits Agile, elles sont très bénéfiques pour tous les types d’équipes, quel que soit le secteur d’activité. Lorsqu’elles sont menées efficacement, les rétrospectives peuvent être un outil puissant pour améliorer la dynamique d’équipe, la communication et les performances globales. Vous pouvez utiliser ces rétrospectives pour réfléchir à tout : sprints, projets, objectifs de l’entreprise, etc. & utilisation pour des sessions de check-in/check-out, team building, Energizers, etc.

Types de rétrospectives

Les rétros peuvent prendre de nombreuses formes et porter de nombreux noms. Qu’il s’agisse d’une rétrospective de sprint, d’une rétrospective de projet ou d’une rétrospective de produit, l’objectif est le même : réfléchir :

• Ce qui s’est bien passé
• Ce qui n’a pas marché
• Comment vous pouvez vous améliorer à l’avenir

Formats rétrospectifs

Ce qui est amusant, c’est que ces trois questions rétrospectives principales se présentent sous de nombreuses formes différentes parmi lesquelles vous pouvez choisir ! Tous ont le même objectif, mais chacun a sa propre façon de guider la conversation de votre équipe. Voici quelques formats rétro populaires :

• Base : Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Que pouvons-nous améliorer ?
• Les 4 L : Aimé, Appris, Manqué, Attendu
• Démarrer, Arrêter, Continuer
• Rétrospective en un seul mot : Les membres de l’équipe réfléchissent et partagent leur retour d’information, leurs opinions et répondent aux questions de base de la rétrospective en utilisant un seul mot concis et intentionnel.
• Voilier : Quels sont les vents qui nous poussent vers l’avant ? Quels sont les points d’ancrage qui nous retiennent ? Et quels rochers (obstacles) pourrions-nous rencontrer sur notre chemin ?
• FLAT : Orientations futures, enseignements tirés, réalisations, remerciements
• Rose, bourgeon, épine
• Heureux, triste, fou
• Feux de circulation
• la liste est longue !

Étapes de l’exécution d’une rétrospective

Étape 1 : Préparer vos outils de rétrospective

La première étape d’une réunion rétrospective efficace consiste à préparer les outils permettant de suivre les opinions de l’équipe et les idées de la discussion. Il peut s’avérer très utile de créer un résumé visuel pour vous aider, vous et les participants, à faire le point sur les idées, à voir comment les différents points de vue sont liés les uns aux autres et à mettre en évidence les domaines dans lesquels vous pouvez prendre des mesures immédiates.

Il existe toute une série d’outils pour faciliter une rétrospective, et vous pouvez probablement vous contenter des outils dont vous disposez déjà ! Par exemple :

1. PowerPoint :

Pour une réunion bien préparée et interactive, vous pouvez simplement utiliser PowerPoint pour effectuer une rétrospective, un outil que vous possédez et connaissez déjà. De plus, en utilisant un module complémentaire interactif, vous pouvez intégrer des sondages et des questions auxquels votre équipe peut répondre. Il peut s’agir d’un excellent moyen d’impliquer les gens, de faire émerger des idées, de recueillir un retour d’information en temps réel et de présenter ces données dans le cadre d’une discussion.

2. Tableau blanc physique et notes autocollantes :

Si votre réunion se déroule entièrement en personne, vous pouvez envisager d’utiliser un tableau blanc ou un tableau à feuilles mobiles pour enregistrer les idées et les commentaires. Les notes autocollantes peuvent être un outil utile pour la participation au groupe et l’organisation des pensées et des idées, permettant aux participants de les déplacer et de les regrouper par thèmes. Le seul inconvénient est de documenter manuellement le retour d’information de l’équipe par la suite.

3. Tableau blanc numérique :

Vous pouvez également opter pour des outils de tableau blanc numérique tels que Microsoft Whiteboard ou Miro, qui permettent aux participants de collaborer en temps réel. Vous pouvez également utiliser des modèles en ligne spécialement conçus pour les rétrospectives, qui offrent un format structuré et facilitent la collecte et l’organisation du retour d’information.

Étape 2 : Fixer une heure et un ordre du jour

Après avoir décidé d’organiser une réunion rétrospective, l’étape suivante consiste à fixer une date et un ordre du jour. Choisissez d’abord un moment utile et approprié pour mener une rétro-réflexion, puis choisissez un moment où tous les membres de l’équipe peuvent être présents et participer activement. Une fois la date fixée, il est important d’établir un ordre du jour clair et concis.

L’ordre du jour doit comprendre une brève introduction à la réunion rétrospective, les principaux buts et objectifs de la réunion, le temps alloué à chaque sujet et la personne qui dirigera chaque discussion. Il convient également de préciser le format rétro ou les questions que vous souhaitez voir abordées.

Ces informations doivent être communiquées à l’avance à tous les membres de l’équipe, afin que chacun sache à quoi s’attendre pendant la réunion. Un ordre du jour bien planifié jette les bases d’une rétrospective productive et ciblée.

Étape 3 : Établir des règles de base et des attentes

Avant de plonger dans la réunion de rétrospective, il est important d’établir des règles de base et des attentes pour toutes les personnes impliquées. Cela permet de s’assurer que la réunion reste concentrée, productive et respectueuse. C’est à vous de fixer vos objectifs et de suivre les lignes directrices, mais en voici quelques-unes que vous pouvez prendre en considération :

1. Encourager une communication ouverte et respectueuse: Favoriser un environnement respectueux où chacun a la possibilité d’exprimer ses idées sans être interrompu. Encouragez les membres de l’équipe à partager des idées honnêtes, à écouter activement et à faire preuve d’ouverture d’esprit.
2. Veillez à ce qu’elle soit pertinente: Pour que la réunion soit efficace, veillez à ce que la conversation reste centrée sur les buts et les objectifs de la rétrospective. Définissez clairement le champ de la discussion et évitez d’aborder des questions sans rapport avec le sujet ou des événements passés.
3. Restez objectif et non personnel: Rappelez aux participants que la rétrospective est centrée sur l’évaluation des flux de travail, des situations et des systèmes, plutôt que sur les actions individuelles. Insistez sur l’importance de séparer les sentiments personnels de la discussion.
4. Considérer le retour d’information comme un outil positif: Toutes les personnes concernées doivent être disposées à recevoir un retour d’information, car il s’agit d’un élément essentiel d’une rétrospective. Encouragez une approche tournée vers l’avenir, à prendre les commentaires constructifs de manière positive et à envisager de mettre en œuvre des changements qui pourraient profiter à l’équipe à l’avenir.

Étape 4 : Commencer par faire participer activement et impliquer tout le monde

Pour que tout le monde soit motivé et prêt à participer, lancez la réunion en faisant participer tout le monde dès le début. C’est particulièrement important lorsque les membres de l’équipe sont éloignés et qu’ils peuvent être moins impliqués en raison de la distance. Alors, comment s’assurer que tout le monde est présent et engagé dès le début ?

Commencez par une activité interactive d’échauffement ou un brise-glace qui obligera chacun à contribuer activement à la réunion.

Il peut s’agir d’un jeu amusant pour briser la glace, comme une question du type “préférez-vous ne plus jamais utiliser les médias sociaux ou ne plus jamais regarder un film ou une émission de télévision ?” ou d’un concours de mauvaises blagues où chacun soumet sa blague la plus ringarde et vote pour la pire (ou la meilleure).

Il peut aussi s’agir d’une mise en jambes pour que tout le monde soit prêt et à l’aise pour partager, par exemple en organisant un sondage demandant à chacun d’évaluer le déroulement du mois, du projet ou de l’agenda ou de décrire son expérience en un seul mot à l’aide d’un nuage de mots. L’un ou l’autre, ou les deux, sont d’excellents moyens de préparer tout le monde à une réflexion d’équipe ouverte et active.

Étape 5 : Pendant la réunion : Passez en revue ce qui s’est bien passé, ce qui n’a pas fonctionné et comment vous pouvez vous améliorer.

Maintenant que vous avez préparé le terrain et l’équipe, il est temps d’entrer dans le vif du sujet et de mener à bien la rétrospective !

Tout d’abord, invitez chacun à partager ouvertement son avis en répondant à vos questions rétro et en les affichant visuellement. Il est préférable que chacun puisse donner son avis de son côté avant que la discussion ne soit ouverte. Le plus simple est d’utiliser un tableau blanc collaboratif ou des collecteurs de réponses de l’auditoire comme ClassPoint.

Puis, à l’aide d’une présentation visuelle des idées soumises par chacun, il est temps d’en discuter !

Ce qui s’est bien passé

Lorsque vous discutez de ce qui s’est bien passé, encouragez chacun à partager ses succès et ses réalisations au cours du sprint ou du projet. Cet exercice permet de remonter le moral des troupes et de reconnaître la contribution de chacun.

Ce qui n’a pas marché

En revanche, discuter de ce qui n’a pas fonctionné demande plus de tact et de diplomatie. Veillez à ce que chacun ait la possibilité d’exprimer ses pensées sans jugement ni attitude défensive. N’oubliez pas que l’objectif est de trouver des solutions et des améliorations, et non de rejeter la faute sur autrui.

Comment vous pouvez vous améliorer à l’avenir.

Enfin, orientez les commentaires positifs et constructifs vers l’avenir en discutant de la manière dont le projet ou le sujet de discussion peut être amélioré. Il doit s’agir d’une conversation ouverte, où toutes les idées d’amélioration sont les bienvenues et enregistrées. Cela peut aller de la modification d’étapes ou de stratégies spécifiques à une révision complète de l’ensemble du processus.

Il peut être utile de fournir des données ou des observations pertinentes pour situer la discussion dans son contexte. Il peut s’agir d’indicateurs, de commentaires de clients, de résultats ou d’événements notables.

Étape 6 : Identifier les thèmes et les points de vue communs

Une fois que vous avez recueilli les commentaires de chaque membre de l’équipe, il est temps de rechercher des modèles. Utilisez l’outil de synthèse visuelle que vous avez choisi pour vous aider à garder une trace des idées de chacun, et faites ressortir les différents thèmes, points communs ou questions qui émergent de la discussion. Prendre des notes secondaires sur ces tendances et ces discussions peut vous aider à identifier les défis les plus importants et les possibilités d’amélioration. Une fois que vous avez identifié ces thèmes communs, vous pouvez commencer à formuler des actions spécifiques qui s’attaquent aux causes profondes de ces problèmes.

Étape 7 : Créer un plan d’action

La dernière étape, l’une des plus importantes pour mener une rétrospective efficace, consiste à créer un plan d’action qui abordera les questions et les préoccupations identifiées au cours de la réunion. Il est important de s’assurer que tout le monde est d’accord sur les actions à entreprendre et qu’elles sont réalistes, réalisables et mesurables.

Le plan d’action doit définir des tâches spécifiques, des délais et des responsabilités pour chaque membre de l’équipe. Cela permettra à chacun de savoir clairement ce qui doit être fait et qui est responsable de chaque tâche. Il est également important de prévoir des contrôles réguliers pour s’assurer que le plan d’action est respecté et pour lever les obstacles ou les difficultés qui pourraient survenir.

Étape 8 : Documenter ce qui a été discuté

La dernière étape d’une réunion rétrospective efficace consiste à documenter ce qui a été discuté. Il est important de consigner les principales idées et actions afin de pouvoir s’y référer à l’avenir.

Assurez-vous que la documentation est partagée avec tous les membres de l’équipe et qu’elle est disponible en tant que référence pour guider les actions. Vérifier régulièrement avec les membres de l’équipe que des progrès sont accomplis dans la réalisation des actions identifiées lors de la réunion et ajuster le plan d’action si nécessaire.

Conseils pour tirer le meilleur parti des rétrospectives

• Créer un lieu sûr : Il est important de donner un ton accueillant et inclusif au début de la réunion afin d’encourager une communication ouverte et une approche collaborative. Établir un environnement sûr et ouvert où les coéquipiers peuvent se sentir à l’aise pour exprimer leurs pensées et leurs opinions sans craindre d’être jugés ou rétribués.
• Réfléchissez au contexte et au moment de votre rétrospective : Choisissez soigneusement le moment opportun pour effectuer une rétrospective, idéalement à la fin d’un projet ou après les échéances et lorsque votre équipe n’est pas en situation de crise.
• Évitez que vos coéquipiers ne se sentent attaqués personnellement : Faites comprendre que le retour d’information doit être objectif et non personnel et modérez vos propos pour éviter les commentaires subjectifs ou les reproches pour les erreurs ou les échecs.
• Rendez la réunion amusante pour détendre l’atmosphère et créer une culture encourageante : Incorporez des activités amusantes pour briser la monotonie de la réunion et créer une culture de travail positive et encourageante.
• Organisez des sessions en petits groupes si le nombre de participants est élevé : Se diviser en petits groupes peut faciliter des discussions plus ciblées et plus productives, surtout si le nombre de participants est élevé.
• Sondez les opinions pour vous mettre d’accord sur les prochaines étapes : Une fois que tout le monde a eu l’occasion de s’exprimer, assurez-vous que tout le monde est d’accord sur les prochaines étapes. Faites en sorte qu’il y ait consensus en invitant vos coéquipiers à donner leur avis.
• N’hésitez pas à modérer le temps et à prévoir des questions de suivi : Pour tenir compte des contraintes de temps et s’assurer que tout le monde participe à la rétro, envisagez de laisser les défis les plus complexes en suspens s’ils nécessitent plus de temps pour être résolus. Posez des questions de suivi aux personnes concernées ou prévoyez une réunion pour aborder ce sujet spécifique afin de respecter le calendrier et l’objectif de la rétrospective.
• Veillez à ce que les prochaines étapes et les résultats soient exploitables : Veillez à ce que les prochaines étapes et les résultats de la réunion soient clairs et exploitables, afin de vous assurer que des progrès ont été réalisés.
• Intégrez le renforcement positif et célébrez les réussites : Prenez le temps de célébrer les succès et les réalisations, et reconnaissez les efforts et les contributions de votre équipe.
• Faites des rétrospectives une routine : Intégrez les rétrospectives à la routine de votre équipe, par exemple toutes les 6 semaines ou après tous les projets cycliques. Des rétrospectives régulières permettent de s’assurer que l’équipe s’améliore continuellement et que le retour d’information est intégré dans les projets et travaux futurs.

Grâce à ces conseils, vous pouvez mener efficacement une réunion de rétrospective et trouver des solutions concrètes qui favorisent l’amélioration continue.

Comment réaliser une rétrospective dans PowerPoint avec ClassPoint

Si vous ne souhaitez pas apprendre ou acheter un nouvel outil pour organiser des rétrospectives, vous pouvez le faire directement dans PowerPoint ! Et avec l’ajout de ClassPoint, un outil de participation de l’auditoire, vous pouvez intégrer les idées et les opinions de vos équipes dans votre diaporama. Voici comment procéder :

1. Créez votre dossier, y compris votre ordre du jour, vos questions rétro, et toute information utile sur le projet pour le contexte.
2. Rendez vos diapositives interactives en y ajoutant des questions et des sondages! Lancez une question à réponse courte pour chacune des questions rétrospectives. Conseil : posez d’abord toutes vos questions et attendez de connaître les réponses de l’équipe.
3. Une question à la fois, révélez le retour d’information et les opinions collectives de votre équipe : ce qui a bien marché, ce qui n’a pas marché et ce qui peut être amélioré.
4. Discutez des réponses données ! Insérez les résultats dans une diapositive pour les annoter, puis ouvrez une diapositive de tableau blanc pour noter les principaux thèmes et les idées partagées.
5. Terminez par un plan d’action ! Utilisez une diapositive vide pour le plan d’action ou un tableau blanc vierge et décidez des mesures à prendre pour améliorer les performances et de ce qui n’a pas bien fonctionné dans les tâches/planifications/projets à venir. Assurez-vous que tout le monde est d’accord ! Si le nombre de participants est important, organisez un sondage pour prendre des décisions.

Avec ClassPoint, il est facile de transformer vos diapositives en une réunion impliquant l’équipe, et avec les questions et sondages de l’auditoire et les outils de tableau blanc ajoutés à PowerPoint, vous pouvez minimiser la quantité d’outils utilisés pendant une réunion pour économiser du temps et des efforts, et réduire la marge de manœuvre pour les problèmes techniques.

Veillez à inclure un échauffement ou un brise-glace, et terminez par un renforcement positif ! Veillez également à donner suite aux réponses données et à encourager la discussion. Cela permettra de s’assurer que tout le monde est engagé et impliqué, même ceux qui sont moins loquaces.

Conclusion

Les rétrospectives sont des outils puissants qui peuvent aider les équipes à améliorer leurs performances, à identifier les problèmes et à travailler en collaboration pour développer des solutions. En prenant le temps de réfléchir aux succès et aux défis passés, les équipes peuvent acquérir des connaissances précieuses qu’elles peuvent utiliser pour améliorer leurs processus, leurs systèmes et leurs performances globales. Avec les bons outils et la bonne approche, vous pouvez aider votre équipe à devenir plus efficace, plus productive et à atteindre ses objectifs.

Chez ClassPoint, nous croyons au pouvoir de la collaboration et de l’amélioration continue. C’est pourquoi nous avons développé une plateforme qui aide les équipes à mener des rétrospectives efficaces et à rester connectées, même lorsqu’elles travaillent à distance. Nos outils sont conçus pour rationaliser le processus de rétrospective, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur ce qui compte vraiment : l’amélioration de leurs performances et la réalisation de leurs objectifs.

Essayez ClassPoint dans PowerPoint dès aujourd’hui !