Volez ces 15 secrets pour une réunion à mains levées infaillible !

Si vous êtes responsable de l’organisation d’une réunion d’équipe, la tâche peut s’avérer ardue, car les réunions d’équipe sont connues pour poser les problèmes suivants :

• Surcharge de communication
• Répondre à la diversité des besoins et des intérêts
• Barrières hiérarchiques
• Manque d’interactivité

Mais ne vous inquiétez pas. Nous avons préparé ce guide avec 15 conseils éprouvés pour une réunion de travail réussie. Qu’il s’agisse d’une réunion hebdomadaire régulière ou d’un événement annuel de l’entreprise, ces conseils et stratégies vous permettront de faire en sorte que vos réunions soient productives, efficaces et amusantes et que l’ensemble de votre personnel soit responsabilisé ! 🔋💪

Qu’est-ce qu’une réunion générale ?

Mais d’abord, qu’est-ce qu’une réunion générale ? Une réunion de l’ensemble du personnel, également connue sous le nom d’assemblée générale, est un rassemblement où tous les membres d’une entreprise ou d’une organisation, y compris les dirigeants, les cadres, les employés individuels et le personnel de soutien, se réunissent pour partager et discuter des mises à jour, des objectifs, des réalisations et des défis de l’entreprise.

Il constitue une plate-forme essentielle pour favoriser l’unité, l’alignement, la transparence et la communication au sein des organisations. Une réunion générale permet d’aligner les efforts individuels et collectifs sur les objectifs de l’entreprise, d’améliorer l’engagement des employés et de renforcer la culture organisationnelle globale en créant un sentiment d’appartenance et d’objectif commun parmi les employés.

Pourquoi organiser une réunion générale ?

Les réunions de travail peuvent servir à partager des informations sur l’ensemble de l’entreprise, à favoriser le renforcement de l’esprit d’équipe ou à célébrer des événements marquants. Avant de commencer à élaborer des stratégies pour rendre vos réunions plus attrayantes et de vous inquiéter de leur réussite, il est essentiel de comprendre le “pourquoi” de l’organisation de réunions plénières. Voici quelques-uns des avantages que les réunions de travail peuvent apporter à votre équipe :

1. Amélioration de l’alignement et de la communication: Créer un meilleur alignement au sein de l’organisation. Lorsque chacun entend le même message de la part de l’équipe dirigeante, il peut comprendre ce que l’on attend de lui et comment il peut mieux contribuer.
2. Transparence et inclusion: Créer un dialogue ouvert entre la direction et l’ensemble du personnel afin d’instaurer un climat de confiance et d’établir des liens.
3. Engagement et motivation: Stimulez le moral des employés en reconnaissant leurs réalisations, en célébrant leurs succès et en leur offrant un espace où ils peuvent exprimer leurs idées et leurs points de vue.
4. Collaboration et innovation accrues: Faciliter les possibilités de mise en réseau, encourager le travail d’équipe et supprimer les cloisonnements au sein de l’organisation.
5. Culture organisationnelle: Façonner et renforcer la culture organisationnelle afin de créer un sentiment d’identité partagée parmi les employés.

15 conseils pour réussir une réunion de groupe

#1 Fixez votre objectif pour mettre en place une stratégie de réussite

Avant de planifier votre réunion, il est essentiel d’en identifier l’objectif. Posez-vous les questions suivantes : “Pourquoi devons-nous organiser une réunion de tous les collaborateurs ?”, “Quel est l’objectif de cette réunion ?”.

Fixez un objectif clair et structurez la réunion en conséquence. Définissez ce que vous voulez atteindre et adaptez le contenu à cet objectif. À partir de là, vous pouvez déterminer la logistique, le format et le contenu, répartir les rôles, préparer l’ordre du jour et vous entraîner.

#2 Unifiez votre personnel, quel que soit le lieu où il se trouve

Déterminez si un format en personne, virtuel ou hybride répond aux besoins de votre entreprise. La main-d’œuvre est aujourd’hui flexible, il faut donc veiller à ce que tous les employés puissent participer facilement, quel que soit leur lieu de travail.

Si vous disposez de plusieurs moyens de participer à la réunion, vérifiez que toute la technologie est prête à l’emploi, avec des sauvegardes à l’esprit. Besoin d’aide pour maîtriser Teams, Zoom ou Google Meet? Nous avons tout ce qu’il vous faut.

#3 Inviter des orateurs de plusieurs départements

Invitez plusieurs intervenants de différents services à votre réunion générale pour permettre aux employés de mieux comprendre l’entreprise dans son ensemble et la manière dont chaque service contribue à son succès. Plusieurs intervenants peuvent fournir une image plus complète des projets, initiatives et défis en cours dans différents domaines de l’organisation. Cela permet de briser les silos et d’encourager le partage des connaissances entre les départements, ce qui permet d’accroître l’efficacité et la synergie.

En outre, le fait d’entendre différents orateurs ajoute de la variété et rend la réunion attrayante et dynamique. Elle évite la monotonie et permet à différents styles de présentation et à différentes voix de capter l’attention de l’auditoire. En rassemblant des perspectives et des compétences diverses, vous pouvez promouvoir une culture de collaboration et d’unité, et encourager l’appropriation et la responsabilisation lorsque les employés voient leurs collègues représenter leurs départements respectifs et partager leurs réalisations et leurs objectifs.

#4 Désigner un modérateur de réunion

Pour que votre réunion soit productive, ciblée et que l’ordre du jour soit respecté, il est judicieux de désigner un modérateur de réunion, surtout si l’ordre du jour concerne plusieurs personnes et plusieurs sujets. Un modérateur peut gérer le déroulement de la réunion, faciliter la participation et veiller à ce que chacun ait la possibilité de s’exprimer. Ils peuvent encourager des contributions inclusives et équilibrées de la part des participants, tout en empêchant les discussions de dévier vers des sujets sans rapport.

Et si des conflits ou des désaccords surviennent au cours de la réunion, un modérateur neutre peut aider à les gérer. Ils peuvent arbitrer les discussions, garantir un dialogue respectueux et prévenir toute perturbation potentielle. En fonction des objectifs de la réunion, vous pouvez choisir un modérateur qui n’est pas directement impliqué dans les sujets abordés.

#5 Élaborer et communiquer un ordre du jour clair :

Un ordre du jour attrayant doit retenir l’attention de tous, être facile à suivre et donner à votre équipe le sentiment d’être partie prenante de la réunion.

Créez un programme bien structuré qui couvre les sujets essentiels, les mises à jour des départements, les activités interactives et les sessions de questions-réponses. Prévoyez des délais pour chacun d’entre eux et essayez de les respecter le plus possible. Communiquer l’ordre du jour à l’avance pour permettre aux participants de se préparer.

Un exemple d’ordre du jour pourrait être le suivant :

• Commencer par un brise-glace Présenter les buts et les objectifs
• Partager des informations et des mises à jour sur l’entreprise à l’aide de supports visuels attrayants
• Donner aux membres de l’équipe l’occasion de se mettre en valeur en présentant des exemples de réussite et des travaux en cours.
• Ouvrir le dialogue et la discussion pour obtenir un retour d’information et des idées
• Terminer sur une note positive en résumant les principaux points à retenir et en rappelant à tous l’objectif de la réunion.

Une fois l’ordre du jour établi, invitez votre équipe suffisamment à l’avance et communiquez clairement l’ordre du jour. De cette façon, vous assurez une réunion productive et l’équipe arrive préparée et prête à participer avec des idées, des questions et un retour d’information.

#6 Choisir un outil de réunion sans couture

Organisez une réunion plus productive et plus efficace en choisissant un outil de réunion homogène qui regroupe l’ensemble de l’ordre du jour et toutes les diapositives des différents orateurs en un seul endroit. Lorsque toutes les diapositives sont regroupées en un seul endroit et suivent un modèle ou un thème cohérent, cela permet d’assurer la cohérence de la marque et de l’esthétique visuelle tout au long de la réunion.

Cela permet non seulement à tous les intervenants de passer d’un intervenant à l’autre en toute transparence, mais aussi aux participants de ne pas avoir à passer d’une application ou d’une plateforme à l’autre. L’absence d’interruption ou de retard causé par le passage d’un logiciel ou d’un fichier à l’autre permet de gagner du temps et de réduire les risques de confusion.

La possibilité de collaboration entre les orateurs et les participants à la réunion devient plus accessible, ce qui met au premier plan l’engagement et la participation active de tous les participants. Les participants peuvent facilement partager des idées et des discussions en utilisant des outils tels que ClassPoint qui intègre des questions à réponse publique dans vos présentations PowerPoint.

#7 Assurer une expérience technologique fluide

Prenez des mesures pour créer une expérience de réunion plus fluide et plus fiable pour toutes les personnes impliquées en réduisant les problèmes techniques. En donnant la priorité à une expérience technologique transparente, les participants peuvent s’engager pleinement dans la réunion ou le webinaire sans être perturbés ou frustrés par des difficultés techniques.

Les outils d’audioconférence et de vidéoconférence, la connectivité internet, les capacités de partage d’écran ou les logiciels de présentation sont autant de points sur lesquels il convient de s’informer. Si vous avez choisi un outil de réunion sans couture, vous avez déjà une longueur d’avance. En réduisant vos outils de présentation à un seul outil, vous éliminez tout problème ou pépin potentiel, comme les problèmes de compatibilité entre différents logiciels ou formats de fichiers.

#8 Améliorer la clarté et l’impact avec des aides visuelles

L’une des plus grandes erreurs que vous pouvez commettre lorsque vous planifiez une réunion de groupe est de ne pas être clair ou d’être trop long dans votre discours. Cela peut entraîner un désengagement des membres de l’équipe, de la frustration et, en fin de compte, une réunion moins efficace.

L’utilisation d’aides visuelles solides, telles que des tableaux, des graphiques, des diagrammes ou des infographies, peut aider à transmettre des informations ou des données complexes d’une manière plus accessible et plus compréhensible. Les aides visuelles attirent et retiennent l’attention et représentent visuellement les objectifs et les progrès, garantissant ainsi que les messages importants sont transmis efficacement et trouvent un écho auprès de l’ensemble du public. Découvrez les différentes façons d’améliorer vos présentations pour les rendre plus attrayantes.

#9 Donner du poids à chaque voix : impliquer tout le monde pendant la réunion

Encouragez la participation active en impliquant les employés dans des discussions, des sessions interactives ou des sondages. Cela permettra non seulement d’améliorer la collaboration et la communication au sein de votre équipe, mais aussi d’améliorer le moral et la productivité de l’ensemble de l’équipe.

Pour impliquer tout le monde, il faut d’abord créer des opportunités de participation. Encouragez les employés à partager leurs pensées et leurs idées au cours d’une séance de remue-méninges. Pour mieux entendre les pensées et les idées de chacun, utilisez des activités interactives. Vous trouverez ci-dessous une liste de questions que vous pouvez poser avant, pendant et après la séance afin que tout le monde se sente à l’aise pour partager.

Les sessions en petits groupes peuvent également être un moyen efficace de faire participer tout le monde à une réunion plus importante. Ces petits groupes peuvent faciliter les discussions et permettre à chacun d’exprimer ses idées dans un cadre plus intime.

#10 Soyez actifs grâce à des compétitions amicales

L’intégration d’éléments amusants et agréables, en particulier une compétition amicale et légère, contribue à créer une atmosphère positive et détendue dans ce qui peut être typiquement une réunion ennuyeuse et longue. Cela peut réduire le stress et l’anxiété, et favoriser la camaraderie et le moral général des membres de l’équipe.

Selon la Harvard Business Review, “la compétition augmente l’activation physiologique et psychologique, ce qui prépare le corps et l’esprit à un effort accru et permet d’obtenir de meilleures performances”.

Essayez d’ajouter des activités ou des jeux amusants, comme le mode concours Quiz de ClassPoint, dans votre présentation. Vous pouvez également ajouter d’autres éléments amusants, comme de la musique, un thème pour la réunion, des collations et des rafraîchissements, et de l’humour !

Ce qui est amusant pour certains peut ne pas l’être pour d’autres. Il faut donc rester flexible pour que la réunion soit agréable pour tout le monde.

#11 Organiser une séance de questions-réponses efficace

Lors de la réunion de l’ensemble du personnel, prévoyez du temps pour des séances de questions-réponses afin de répondre aux préoccupations des employés. Encouragez la transparence et fournissez des réponses réfléchies à vos employés. Cela peut conduire à des questions et des discussions difficiles à gérer, mais c’est l’occasion d’y répondre efficacement et de favoriser l’inclusion et la confiance, ce qui entraîne l’adhésion des salariés.

Si votre réunion est limitée dans le temps, posez des questions à l’avance et préparez des réponses, puis proposez une séance de questions-réponses plus courte.

Quelques rappels utiles:

• Précisez dès le début de la réunion que les questions difficiles et les discussions stimulantes sont les bienvenues.
• En tant que facilitateur, il est important de rester neutre et de ne pas prendre parti. Utiliser des techniques d’écoute active pour s’assurer que tout le monde est entendu et compris.
• Si la discussion s’échauffe ou si les émotions commencent à s’exacerber, il est normal de faire une pause.
• Après la réunion, assurez un suivi auprès des personnes qui ont posé des questions difficiles ou qui ont exprimé des inquiétudes.

#12 Demander un retour d’information anonyme

La véritable croissance se produit lorsque nous acceptons un retour d’information difficile. Le retour d’information critique et les paroles honnêtes sont des catalyseurs de l’amélioration et de la croissance de l’organisation, alors saisissez l’occasion d’une réunion générale pour ouvrir les portes au retour d’information.

“La façon dont vous demandez des critiques et dont vous réagissez lorsqu’elles vous sont adressées contribue grandement à instaurer la confiance ou à la détruire.

Kim Scott, Radical Condor

Invitez tous les membres de l’équipe à partager leur honnêteté sans filtre grâce à un outil de rétroaction anonyme, comme le sondage rapide de ClassPoint. Vous pouvez choisir d’aborder certains commentaires en direct, ou simplement de donner à l’équipe un lieu et un moment sûrs et bienvenus pour un retour d’information franc.

#13 Célébrer les succès et motiver les progrès

Reconnaissez et célébrez les réussites individuelles et collectives lors de la réunion de l’ensemble des collaborateurs afin de maintenir l’engagement et la motivation de votre équipe. Souligner les réalisations de l’équipe n’est pas seulement une marque d’appréciation, c’est aussi un encouragement à aller de l’avant.

Il est essentiel de prendre le temps de reconnaître l’équipe, de partager les réactions positives et les résultats, et de rendre à César ce qui appartient à César ! Vous pouvez même distribuer des certificats pour montrer votre appréciation et motiver les autres à travailler plus dur et à viser la réussite.

#14 Réitérer les points clés

Avant de conclure la réunion, énoncez vos points clés ou vos objectifs à l’assistance. Après une réunion qui peut être plus longue qu’une réunion normale, il renforce les informations partagées, clarifie toute confusion et assure une compréhension commune parmi les employés.

En réaffirmant les détails, les objectifs et les décisions importants, vous favorisez la cohérence et l’alignement au sein de l’organisation. En outre, il responsabilise les employés, contribue à la conservation des connaissances organisationnelles, communique efficacement les prochaines étapes et tient compte des absents ou des retardataires.

La répétition des points clés permet également de documenter et de faire référence, en fournissant un résumé des résultats de la réunion pour les discussions et les prises de décision futures, et peut être partagée avec l’équipe après la réunion ou avec toute personne absente. Essayez d’utiliser la fonction Share PDF de ClassPoint pour partager facilement votre présentation sans avoir à l’envoyer par courriel.

#15 Terminez par une inspiration édifiante

Enfin, laissez les participants avec un sentiment de motivation, d’énergie et d’autonomie en terminant la réunion par une inspiration stimulante.

Pour ce faire, vous pouvez partager des exemples de réussite, mettre en évidence les réalisations individuelles ou collectives et reconnaître les efforts collectifs de l’organisation. Vous pouvez également terminer par une vidéo de motivation, comme un TedTalk ou même un conférencier en direct. Effectuez une recherche sur le web pendant votre présentation pour trouver une vidéo sans quitter PowerPoint grâce au navigateur intégré de ClassPoint.

Terminer la réunion par une inspiration édifiante crée une impression durable, favorise un sentiment d’unité et de détermination, et motive les employés à continuer à viser l’excellence. C’est l’occasion de faire en sorte que les participants se sentent inspirés, connectés et enthousiastes quant à leur rôle dans la réussite de l’organisation, surtout après avoir répété les points clés.

Évaluer le succès des réunions tous azimuts et planifier l’avenir

Une fois la réunion générale terminée, il est important d’en évaluer le succès. Vous devez analyser si la réunion a atteint ses objectifs et si les employés ont trouvé le contenu utile.

1. Suivi: Tout d’abord, assurez un suivi après la réunion en résumant les points clés, en partageant le compte rendu de la réunion et en recueillant les réactions. Le retour d’information peut être recueilli par le biais d’enquêtes, de formulaires de retour d’information ou par l’analyse des taux de fréquentation. Tout cela permet de recueillir des informations sur ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Par exemple, vous pouvez demander aux employés ce qu’ils ont pensé du contenu, des intervenants ou de la durée de la réunion.
2. Analyser: Ensuite, analysez l’impact de la réunion de tous les collaborateurs. Posez-vous la question : “Les informations échangées au cours de la réunion ont-elles permis d’améliorer les performances, la productivité ou la satisfaction des employés ?”
3. Améliorer: Une fois que vous avez évalué le succès de la réunion, vous pouvez utiliser le retour d’information pour améliorer les réunions futures. Par exemple, si les employés ont déclaré que la réunion était trop longue, envisagez de raccourcir la durée de la prochaine réunion. S’ils ont mentionné un orateur ou un sujet particulier qu’ils ont apprécié, envisagez de l’intégrer davantage dans les prochaines réunions.

Questions à poser lors d’une réunion générale

Maintenez l’engagement de votre équipe tout au long de la réunion en posant des questions et en abordant les informations dont ils veulent discuter.

Comment savoir de quoi ils veulent parler ? Posez-leur la question dans une enquête préalable à la réunion !

Quelques questions à poser à vos employés et à vous-même avant la réunion:

• Y a-t-il des préoccupations ou des questions spécifiques que vous souhaiteriez voir abordées au cours de la réunion ?
• Que pensez-vous de la diversité et de l’inclusion sur notre lieu de travail et comment pouvons-nous les soutenir davantage ?
• Pouvez-vous citer des exemples de travail d’équipe et de collaboration qui, selon vous, méritent d’être reconnus et célébrés ?
• Quelles sont les principales mises à jour et évolutions que tout le monde devrait connaître ?

Maintenant, pour impliquer votre public et recueillir des points de discussion pendant la réunion, vous pouvez poser des questions plus interactives. Commencez par briser la glace pour que tout le monde se sente à l’aise, puis posez des questions comme celle-ci :

• Comment améliorer la communication et la collaboration entre les services ?
• Quelle a été la réalisation ou l’étape la plus importante pour vous ou votre équipe au cours du dernier trimestre ?
• En une phrase, décrivez un défi auquel vous avez été confronté au cours du dernier trimestre et la manière dont vous l’avez surmonté.
• Quel soutien ou quelles ressources vous auraient été utiles, à vous ou à votre équipe, pour obtenir de meilleurs résultats au cours du dernier trimestre ?
• Ces nouveaux changements posent-ils des problèmes ?
• Y a-t-il des domaines ou des processus qui, selon vous, devraient être prioritaires ou améliorés au cours du prochain trimestre ?

Utilisez différents types de questions pour maintenir l’intérêt du public et présenter les données de la manière la plus appropriée. Utilisez des nuages de mots, des réponses courtes, des questions à choix multiples ou même le téléchargement d’images.

Enfin, après la réunion, évaluez son déroulement en envoyant un sondage ou en posant quelques questions interactives finales avant que tout le monde ne parte. N’oubliez pas que ces questions peuvent rester anonymes afin de garantir l’honnêteté et le confort des personnes qui y répondent.

• Quels sont les principaux enseignements que vous tirez de la réunion des chefs d’entreprise ?
• La réunion a-t-elle répondu à vos questions ou préoccupations ? Si ce n’est pas le cas, quelles sont les informations supplémentaires que vous souhaiteriez recevoir ?
• Les thèmes abordés étaient-ils pertinents et utiles pour vous ?
• Avez-vous trouvé le format de la réunion attrayant et interactif ?
• Y a-t-il des aspects de la réunion qui pourraient être améliorés ? Si oui, quelles sont vos suggestions ?
• Avez-vous des idées ou des suggestions pour les futures réunions de travail ?

Principaux enseignements

À l’avenir, pour organiser une réunion d’équipe réussie et engageante, n’oubliez pas :

• La réussite d’une réunion de travail exige une planification stratégique. Il convient donc de fixer des objectifs clairs et de structurer la réunion en fonction de ces objectifs.
• Encouragez l’engagement actif des employés par la participation, les activités interactives, les questions et les discussions.
• Utiliser les aides visuelles et la technologie pour améliorer la communication et l’engagement.
• Favoriser la transparence et la confiance par des discussions ouvertes, une écoute active et la prise en compte du retour d’information afin d’apporter des changements à l’avenir.