もし、あなたが全員参加のミーティングを開催する責任者であるなら、それは大変な仕事かもしれない。全員参加のミーティングは、次のような課題を招くことで知られているからだ：
- コミュニケーション過多
- 多様なニーズと関心への対応
- 階層的な障壁
- 双方向性の欠如
しかし、心配はいらない。 このガイドでは、全員ミーティングを成功させるための15のコツをご紹介します。 毎週の定例会議であれ、年に一度の社内イベントであれ、これらのヒントと戦略によって、全員参加の会議が生産的かつ効率的で、楽しいものとなり、従業員全員が力を発揮できるようになります！ 🔋💪
全員ミーティングとは何か？
その前に、全員ミーティングとは何か？ 役員、管理職、個々の従業員、サポート・スタッフなど、会社や組織の全員が一堂に会し、会社の最新情報、目標、成果、課題などを共有し、話し合う場である。
組織内の団結、連携、透明性、コミュニケーションを促進するための重要なプラットフォームとして機能する。 全員ミーティングは、個人とチームの努力を会社の目標に一致させ、従業員のエンゲージメントを高め、従業員間の帰属意識と目的の共有によって組織文化全体を強化するのに役立つ。
なぜ全員ミーティングを行うのか？
全員ミーティングは、全社的な最新情報を共有したり、チームビルディングを促進したり、マイルストーンを祝ったりするために利用できる。 会議をより魅力的なものにするための戦略を練ったり、会議の成功について悩んだりする前に、全員参加の会議を運営する「理由」を理解することが重要である。 全員ミーティングがチームにもたらすメリットのいくつかを紹介しよう：
- アライメントとコミュニケーションの改善：組織内の連携を高める。 全員がリーダーシップ・チームから同じメッセージを聞けば、自分に何が期待されているのか、どうすればよりよく貢献できるのかを理解することができる。
- 透明性と包括性：経営陣と全従業員との間にオープンな対話を設け、信頼とつながりを築く。
- エンゲージメントとモチベーション功績を認め、成功を祝い、個人がアイデアや視点を提供できる場を提供することで、従業員の士気を高める。
- コラボレーションとイノベーションの促進：ネットワーキングの機会を促進し、チームワークを奨励し、組織内のサイロ化を解消する。
- 組織文化：組織文化を形成し、強化することで、従業員の間で共有されるアイデンティティの感覚を生み出す。
全員会議を成功させる15の秘訣
#1 成功への戦略を立てるために目標を設定する
会議を計画する前に、会議の目的を明確にすることが重要である。 “なぜ全員ミーティングを開く必要があるのか”、”ミーティングで何を達成したいのか “を自問する。
明確な目的を設定し、それに従って会議を構成する。 何を達成したいのかを明確にし、その目標を達成するためにコンテンツを調整する。 そこから、ロジスティックス、形式、内容の決定、役割分担、議題の準備、練習を進めることができる。
#2 場所を問わず、従業員を団結させる
対面形式、バーチャル形式、ハイブリッド形式のいずれが自社のニーズに合っているかを判断する。 現在、労働力は柔軟であるため、すべての従業員が場所に関係なく容易に参加できるようにする。
会議に出席する方法が複数ある場合は、バックアップを念頭において、すべての技術が準備できているか再確認すること。 Teams、Zoom、Google Meetの使い方にお困りですか？ 私たちがカバーします。
#3 複数部門のスピーカーを招く
全体会議に 異なる部門から複数の講演者を招き、従業員に会社全体と各部門がその成功にどのように貢献しているかを広く理解させる。 複数のスピーカーは、現在進行中のプロジェクト、イニシアチブ、組織のさまざまな領域にわたる課題について、より包括的な情報を提供することができる。 これは、サイロを 取り払い、部門を超えた知識の共有を促し、効率と相乗効果の向上につながる。
さらに、さまざまな講演者の話を聞くことで、バラエティが増し、魅力的でダイナミックな会議になる。 単調さを防ぎ、さまざまなプレゼンスタイルや声で聴衆の注意を引くことができる。 多様な視点や専門知識を結集することで、協働と団結の文化を促進し、従業員が各部門を代表する同僚と成果や目標を共有することで、オーナーシップと説明責任を促すことができます。
#4 会議の司会者を指名する
全員参加の会議が生産的で集中でき、議題が予定通りに進むようにするためには、特に複数の人や議題が絡む場合は、会議の司会者を設定するのが賢明です。 司会者は、会議の流れを管理し、参加を促進し、全員に発言の機会が与えられるようにすることができる。 参加者の包括的でバランスの取れた貢献を促すと同時に、ディスカッションが関係のないトピックに逸脱するのを防ぐことができる。
また、会議中に対立や意見の相違が生じた場合は、中立的な司会者がその管理にあたることができる。 彼らは議論を仲介し、敬意ある対話を保証し、潜在的な混乱を防ぐことができる。 全員ミーティングの目的によっては、議論されるトピックに直接関与しない司会者を選ぶことも検討する。
#5 明確なアジェンダを作成し、伝える：
魅力的なアジェンダは、全員の注意を引きつけ、フォローしやすく、チームに全員ミーティングへの当事者意識を持たせるものでなければならない。
重要なトピック、部門の最新情報、インタラクティブなアクティビティ、質疑応答セッションを網羅した、きちんと構成されたアジェンダを作成する。 それぞれに予想される時間を記載し、できるだけそれを守るようにする。 事前に議題を共有し、出席者が準備できるようにする。
アジェンダの 例を挙げよう：
- アイスブレイクから始める 目標と目的を紹介する
- 魅力的なビジュアル資料で情報や会社の最新情報を共有する
- サクセスストーリーや現在の仕事を紹介し、チームメンバーに輝くチャンスを与える
- 対話とディスカッションを開き、フィードバックとアイデアを求める
- 重要な収穫をまとめ、会議の目的を再認識させる。
議題が決まったら、事前にチームを招待し、議題を明確に伝える。 こうすることで、生産的なミーティングになり、チームも準備万端でアイデアや質問、フィードバックに参加できる。
#6 シームレスな会議ツールを1つ選ぶ
アジェンダ全体と各スピーカーの全スライドを1か所に集約するシームレスな会議ツールを1つ選ぶことで、より生産的で効果的な全員会議を実現できます。 すべてのスライドが1つの場所に統一され、まとまりのあるテンプレートやテーマに沿っていれば、会議全体を通して一貫したブランディングと視覚的な美しさを保つことができます。
これにより、すべての講演者がシームレスに次の講演に移行できるようになるだけでなく、参加者が複数のアプリケーションやプラットフォームを切り替える必要もなくなる。 異なるソフトウェアやファイルの切り替えによる中断や遅延がないため、時間を節約し、潜在的な混乱を減らすことができます。
講演者と会議参加者のコラボレーションがより身近になり、すべての参加者の積極的な関与と参加が前面に押し出される。 聴衆からの質問をPowerPointプレゼンテーションに統合できるClassPointのようなツールを使えば、参加者はアイデアやディスカッションを簡単に共有できます。
スムーズな技術体験を保証する#7
技術的な問題を減らすことで、関係者全員にとってよりスムーズで信頼性の高い会議体験を実現するための対策を講じましょう。 シームレスな技術体験を優先することで、参加者は技術的な問題による混乱や不満を感じることなく、会議やウェビナーに十分に参加することができます。
オーディオ／ビデオ会議ツール、インターネット接続、画面共有機能、プレゼンテーション・ソフトウェアなど、お知らせすべき潜在的な問題がいくつかあります。 シームレスな会議ツールを1つ選んでいれば、すでに一歩リードしている。 プレゼンテーション・ツールを1つに絞ることで、異なるソフトウェアやファイル・フォーマット間の互換性の問題から生じるような、潜在的な問題や不具合を排除することができる。
#8 ビジュアルエイドでわかりやすさとインパクトを高める
全員ミーティングを計画する際に犯しやすい最大の間違いのひとつは、話が不明瞭だったり、長々と話したりすることだ。 これは、チームメンバーのやる気を失わせ、フラストレーションを溜め込み、最終的に会議の効率を下げることにつながる。
チャートやグラフ、図、インフォグラフィックなど、視覚的な要素をうまく使えば、複雑な情報やデータをよりわかりやすく伝えることができます。 重要なメッセージが効果的に伝達され、聴衆全体に響くように、視覚的な補助が注意を引きつけ、目標と進捗状況を視覚的に表現します。 プレゼンテーションをより魅力的なものにするための、さまざまな強化方法についてご紹介します。
#9 あらゆる声に力を：会議中に全員を巻き込む
ディスカッション、対話型セッション、投票などに従業員を参加させ、積極的な参加を促す。 これは、チーム内のコラボレーションやコミュニケーションの向上につながるだけでなく、チーム全体の士気や生産性の向上にも役立つ。
全員を参加させるためには、まず参加の機会を作る。 ブレーンストーミング・セッションで、社員が自分の考えやアイデアを共有するよう促す。 全員の考えやアイデアをよりよく聞くために、双方向の活動を利用する。 以下に、セッション前、セッション中、セッション後に質問できるリストを用意しました。
分科会は、大規模な会議で全員を参加させる効果的な方法でもある。 このような少人数のグループは、ディスカッションを促進し、より親密な環境で全員が自分の考えやアイデアを提供するのに役立ちます。
#10 切磋琢磨してアクティブに
楽しみや喜びの要素、特に友好的で軽快な競争を取り入れることは、退屈で長くなりがちな全員ミーティングに前向きでリラックスした雰囲気を作り出すのに役立つ。 そうすることで、ストレスや不安を軽減し、チームメンバー間の仲間意識や全体的な士気を高めることができる。
ハーバード・ビジネス・レビューによれば、「競争は生理的・心理的な活性化を高め、心身の準備を整え、より高いパフォーマンスを可能にする」。
ClassPointの競技クイズモードなど、楽しいアクティビティやゲームをプレゼンテーションに取り入れてみましょう。 あるいは、音楽を流したり、会議のテーマを決めたり、スナックや軽食を用意したり、会議にユーモアを加えたりするなど、楽しみの要素を加える！
ある人にとっては楽しいことでも、他の人にとっては響かないこともあるので、全員が楽しめるミーティングになるよう、柔軟性を保ちましょう。
#11 効果的な質疑応答セッションの運営
全従業員会議では、従業員の懸念を解消するために質疑応答の時間を設ける。 透明性を奨励し、従業員に思慮深い回答を返す。 しかし、そのような質問に効果的に答え、従業員の納得につながる包括性と信頼性を育む機会でもある。
会議の時間が限られている場合は、事前に質問を募り、それに対する答えを用意しておく。
いくつかの注意点がある：
- 会議の冒頭で、厳しい質問や挑戦的な議論を歓迎することを明確にする。
- ファシリテーターとして重要なのは、中立の立場を保ち、どちらの側にも立たないことである。 積極的な傾聴のテクニックを使い、全員の話を聞き、理解してもらう。
- 議論が白熱したり、感情が高ぶり始めたりしたら、休んでも構わない。
- ミーティング後、厳しい質問や懸念を抱いた個人をフォローアップする。
#12 匿名のフィードバックを求める
真の成長は、厳しいフィードバックを受け入れたときに起こる。批判的なフィードバックや率直な言葉は、組織の改善と成長のきっかけとなる。
「批判を求めたり、批判を受けたりしたときの反応は、信頼を築くか、あるいは信頼を破壊するかに大きく影響する。
キム・スコット（ラディカル・コンドル
ClassPointのクイック・ポールのような匿名フィードバック・ツールを使って、チームメンバー全員に率直な意見を共有してもらいましょう。 その場でフィードバックに対応することもできるし、率直な意見を述べるための安全で歓迎される時間と場所をチームに与えることもできる。
#13 成功を祝い、進歩を動機づける
全員ミーティングでは、個人とチームの功績を称え、表彰 することで、チームの士気とモチベーションを維持する。 チームの功績を強調することは、感謝を示すだけでなく、彼らが前進し続けることを後押しする。
チームを評価し、肯定的なフィードバックと結果を共有し、称賛に値するところは称賛する時間を取ることが重要である！ また、賞状を渡して感謝の意を表し、他の従業員がより懸命に働き、成功に向けて努力するよう動機づけることもできる。
#14 キーポイントの再確認
ミーティングを終える前に、重要なポイントや目標を述べましょう。 通常の会議よりも長くなることもあるが、共有された情報を補強し、混乱を明確にし、従業員間の共通理解を確実にする。
重要な詳細、目標、決定を再表明することで、組織内の一貫性と整合性を促進する。 さらに、従業員に責任を負わせ、組織的知識の保持を助け、次のステップを効果的に伝え、欠席者や遅刻者に対応する。
また、重要なポイントを再確認することで、文書化や参照も可能になり、今後の議論や意思決定のために会議の結果の要約を提供し、会議後やその場にいない人ともチームで共有することができる。 ClassPointのPDF共有機能を使えば、Eメールで送信することなく、簡単にプレゼンテーションを共有することができます。
#15位 高揚感で終わる
そして最後に、高揚感を与えるインスピレーションでミーティングを締めくくることで、参加者にやる気、活力、パワーを感じさせる。
そのためには、サクセスストーリーを共有し、個人やチームの成果を強調し、組織の総合的な努力を評価 することができる。 また、TedTalkやライブスピーカーのような、やる気を起こさせるビデオで締めくくることもできます。ClassPointの埋め込みブラウザを使えば、PowerPointを起動したまま、プレゼンテーション中にWebを検索してビデオを引き出すことができます。
高揚感を与えるインスピレーションで会議を締めくくることで、印象に残り、一体感と決意が育まれ、従業員が卓越した努力を続ける動機付けとなる。 特に、重要なポイントを繰り返し説明した後は、参加者にインスピレーションを与え、つながりを深め、組織の成功における自分の役割に興奮を覚える機会となる。
全員ミーティングの成功を評価し、将来の計画を立てる
全員ミーティングが終わったら、その成功を評価することが重要だ。 会議が目的を達成できたかどうか、従業員がその内容を有益に感じたかどうかを分析する必要がある。
- フォローアップまず、ミーティング後に重要なポイントをまとめ、議事録を共有し、フィードバックを収集する。 フィードバックは、アンケートやフィードバックフォーム、あるいは出席率の分析を通じて集めることができる。 これはすべて、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかについての情報収集に役立つ。 例えば、内容や講演者、会議時間についての感想を社員に尋ねることができる。
- 分析する次に、全員ミーティングの影響を分析する。 自分のこととして「会議で共有された情報は、業績、生産性、従業員満足度の向上につながったか？
- 改善する全員ミーティングの成功を評価したら、そのフィードバックを今後のミーティングの改善に役立てることができる。 例えば、従業員から「会議が長すぎた」という報告があれば、次回は会議時間を短くすることを検討する。 参加者が楽しかった特定の講演者やトピックに言及した場合は、今後の例会でそのトピックをもっと取り入れることを検討する。
全員会議で質問すべきこと
質問したり、議論したい情報を取り上げたりすることで、ミーティング全体を通してチームの参加を維持する。
彼らが何を議論したいのかを知るにはどうすればいいのか？ ミーティング前のアンケートで聞いてみよう！
会議の前に、従業員と自分自身に問いかけるべき質問がある：
- ミーティング中に取り上げてほしい懸念事項や質問はありますか？
- 職場におけるダイバーシティとインクルージョンについてどうお考えですか？
- チームワークと協力について、あなたが評価し、称賛に値すると考える事例があれば教えてください。
- 誰もが知っておくべき重要な最新情報と動向とは？
さて、会議中に聴衆を参加させ、ディスカッションポイントを集めるには、もっとインタラクティブな質問をするとよいでしょう。まずはアイスブレイクで皆を温め、それから次のような質問につなげましょう：
- 部門を超えたコミュニケーションとコラボレーションを改善するにはどうすればいいか？
- 前四半期、あなたやあなたのチームにとって、最も重要な成果やマイルストーンは何でしたか？
- 前四半期に直面した課題と、それをどのように克服したかについて、一言で説明してください。
- 前期、より良い業績を達成するために、あなたやあなたのチームに役立ったサポートやリソースは何ですか？
- この新しい変更に伴う課題はありますか？
- 次の四半期に優先的に取り組むべき、あるいは改善すべきと思われる分野やプロセスはありますか？
聴衆の興味を引き、最も適切な方法でデータを提示するために、さまざまな質問タイプを使用する。 単語帳、記述問題、選択問題、画像のアップロードも可能です。
そして最後に、 ミーティングの後、全員が帰る前にアンケートを送ったり、最後に双方向の質問をしたりして、どうだったかを評価する。このような質問は匿名にすることで、正直に安心して回答してもらうことができます。
- 全員ミーティングでの収穫は？
- ミーティングはあなたの疑問や懸念を解決しましたか？ そうでない場合、どのような追加情報をお望みですか？
- 議論されたトピックは、あなたにとって適切で価値のあるものでしたか？
- 会議の形式は魅力的で双方向的だったと思いますか？
- ミーティングの中で改善すべき点はありましたか？ もしそうなら、どんな提案がある？
- 今後の全員ミーティングについて、何かアイデアや提案はありますか？
要点
今後、全員参加の会議を成功させ、魅力的なものにするために、覚えておいてほしいことがある：
- 全員ミーティングを成功させるには、戦略的な計画が必要であるため、明確な目的を設定し、それに沿ってミーティングを構成する。
- 参加、双方向活動、質問、ディスカッションを通じて、従業員の積極的な参加を促す。
- コミュニケーションと参加意識を高めるために、視覚教材やテクノロジーを活用する。
- オープンな議論を通じて透明性と信頼を育み、積極的に耳を傾け、フィードバックを取り入れて将来の変化につなげる。
