Là một trong những công cụ thuyết trình phổ biến nhất dành cho giáo viên, việc tạo PowerPoint có thể là một phần quan trọng và cần thiết trong công việc của bạn. Với rất nhiều bài thuyết trình phải thực hiện cho các bài học trong suốt cả năm, công việc thường lệ này có vẻ như là một công việc tốn thời gian.
May mắn thay, nhiều tác vụ tẻ nhạt trong Microsoft PowerPoint có thể được khắc phục hoặc thực hiện nhanh hơn. 10 mẹo này sẽ giúp tăng năng suất của bạn trong PowerPoint để bạn dành nhiều thời gian hơn cho những gì thực sự quan trọng – học viên của bạn và bài học của họ.
Mẹo 1: Tạo & Sử dụng Mẫu
Mẹo năng suất PowerPoint số một là tận dụng lợi thế của việc tạo các mẫu của riêng bạn. Mẫu cho phép bạn bắt đầu với cùng một thiết kế và bố cục đơn giản để bạn không phải bắt đầu lại từ đầu mỗi khi tạo bản trình bày mới. PowerPoint có nhiều mẫu được tạo sẵn bất cứ khi nào bạn mở ứng dụng; tuy nhiên, nếu bạn không thấy cái nào mình thích, bạn có thể tạo cái của riêng mình hoặc cá nhân hóa cái họ đã có.
Để bắt đầu tạo mẫu của riêng bạn, hãy bắt đầu bằng một trang chiếu trống, một chủ đề mà PowerPoint đã có hoặc một trong các tệp bản trình bày của riêng bạn mà bạn muốn sử dụng lại nhiều lần. Bắt đầu với việc thay đổi phông chữ, màu sắc, kích cỡ và hình nền trên tất cả các trang chiếu. Bạn cũng có thể chèn bất kỳ hình ảnh nào, chẳng hạn như logo, mà bạn muốn có trên mẫu của mình cùng với bất kỳ tiêu đề hoặc nội dung nào trên các trang chiếu.
Khi tất cả các thay đổi đã được thực hiện, hãy lưu bản trình bày dưới dạng Mẫu PowerPoint thay vì tệp PowerPoint thuần túy. Để thực hiện việc này, khi lưu tệp của bạn, hãy thả xuống menu loại tệp và thay đổi nó thành loại tệp mẫu PowerPoint (.potx). Sau đó, lần sau khi bạn mở PowerPoint, bạn có thể sử dụng lại mẫu này mà không phải tạo lại cùng một thiết kế.
Mẹo 2: Thiết kế bản trình bày với Mẫu Slide Master
Mẹo 1 & 2 rất giống nhau; tuy nhiên, chúng khác nhau vì Mẹo 2 là mẫu thiết kế chỉ dành cho bản trình bày cụ thể này. Thay vì sao chép và dán nội dung nào đó trên mỗi trang chiếu của bản trình bày, bạn chỉ phải thực hiện một lần – tiết kiệm cho bạn nhiều thao tác lặp lại. Đây là cách dễ nhất để thêm logo của trường, tên của bạn hoặc tiêu đề khóa học vào mọi trang chiếu ở cùng một vị trí.
Chuyển đến tab Xem trên ruy-băng PowerPoint, sau đó nhấp vào Bản chiếu cái . Slide trên cùng là Slide Master. Bất kỳ định dạng hoặc mục nào bạn đặt trên trang chiếu này sẽ xuất hiện trên mọi trang chiếu. Nếu bạn chỉ muốn chỉnh sửa thiết kế của một bố cục cụ thể, hãy cuộn xuống để tìm bố cục đó. Khi bạn đã sẵn sàng quay lại trang chiếu của mình, chỉ cần nhấp vào nút Đóng Chế độ xem Bản cái .
Mẹo 3: Phối màu với Eyedropper
Công cụ ống nhỏ giọt của PowerPoint cho phép bạn khớp chính xác bất kỳ màu nào trên trang chiếu của mình chỉ bằng một nút bấm. Không còn phải cố gắng hết sức để có được bóng râm chính xác cần thiết. Có thể sử dụng ống nhỏ mắt khi thay đổi màu phông chữ, màu nền hoặc màu của hình dạng.
Chỉ cần nhấp vào Eyedropper từ dưới cùng của menu khi thay đổi màu sắc của mặt hàng của bạn. Một ống nhỏ mắt sẽ xuất hiện dưới dạng chuột của bạn, sau đó di chuột qua màu bạn muốn. Bạn có thể lấy màu từ bất kỳ hình ảnh hoặc văn bản nào trên trang chiếu của mình. Khi bạn có màu bạn muốn, chỉ cần nhấp và màu sẽ được áp dụng.
Mẹo 4: Tận dụng các ý tưởng thiết kế
Đấu tranh với sự sáng tạo của bạn khi thực hiện bài thuyết trình của bạn? Dựa vào tính năng Ý tưởng thiết kế của PowerPoint! Công cụ này có thể mang lại cho bản trình bày của bạn một sự thay đổi hoàn toàn chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Trong tab Thiết kế, nhấp vào biểu tượng Ý tưởng thiết kế . Sau đó, cuộn qua các tùy chọn và chọn thiết kế nào bạn thích nhất. PowerPoint sẽ cập nhật thiết kế của trang chiếu hiện tại và bất kỳ trang chiếu nào bạn đã có trong bộ bài của mình với chủ đề phù hợp.
Xin lưu ý: Bạn phải là người dùng Office 365 để có quyền truy cập vào tính năng Ý tưởng thiết kế.
Mẹo 5: Chỉnh sửa nhanh hơn bằng phím tắt
Phím tắt là cách dễ nhất và nhanh nhất để tăng năng suất của bạn. Trong khi bạn đang tạo các trang chiếu PowerPoint của mình, có hai phím tắt quan trọng mà bạn nên sử dụng để tăng tốc quá trình chỉnh sửa của mình.
Đầu tiên, sử dụng CTRL+Kéo để dễ dàng sao chép một hình dạng hoặc hình ảnh. Thứ hai, giữ phím ” Shift ” để tạo các hình hoàn hảo.
Có nhiều phím tắt PowerPoint khác mà bạn có thể thử sử dụng khi tạo và ngay cả khi trình bày bản trình bày PowerPoint của mình.
Mẹo 6: Căn chỉnh đối tượng một cách hoàn hảo
Căn chỉnh nhanh chóng và dễ dàng tất cả các đối tượng khác nhau trên trang chiếu PowerPoint của bạn. Nếu bạn có nhiều đối tượng, hình ảnh hoặc văn bản trên một trang chiếu và bạn muốn chúng được sắp xếp hợp lý, hãy sử dụng Công cụ Căn chỉnh.
Đầu tiên, nhấp vào tất cả các đối tượng mà bạn muốn căn chỉnh. Thực hiện việc này bằng cách giữ phím Shift trong khi nhấp vào tất cả các đối tượng. Tiếp theo, trong tab Trang chủ trên ruy-băng PowerPoint, bấm vào Sắp xếp , rồi Căn chỉnh . Bạn sẽ thấy rằng bạn có thể căn chỉnh các đối tượng sang trái, giữa phải hoặc trên cùng, giữa hoặc dưới cùng. Ngoài ra còn có một tùy chọn để sắp xếp chúng theo chiều ngang và chiều dọc. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, các slide của bạn sẽ trông đẹp mắt và có trật tự!
Mẹo 7: Di chuyển nhiều đối tượng bằng cách nhóm
Các đối tượng trên trang chiếu của bạn có thể được nhóm lại với nhau để thực hiện thay đổi định dạng hoặc chỉ để di chuyển chúng cùng một lúc. Mọi văn bản, hình ảnh hoặc sự kết hợp của cả hai đều có thể được nhóm lại với nhau.
Để nhóm các đối tượng lại với nhau, giữ phím Shift trong khi nhấp vào các đối tượng mong muốn. Sau đó, nhấp chuột phải. Trên menu, nhấp vào Nhóm và Nhóm lại. Giờ đây, tất cả các đối tượng được nhóm có thể được di chuyển và chỉnh sửa cùng lúc. Để rã nhóm các đối tượng, nhấp chuột phải chọn Group and Ungroup .
Mẹo 8: Sao chép và dán định dạng văn bản bằng Format Painter
Nâng cao năng suất của bạn trong PowerPoint bằng cách khớp định dạng của văn bản này với văn bản khác hoặc các hiệu ứng trên hình ảnh với hình ảnh khác.
Để sử dụng trình vẽ định dạng, hãy đánh dấu văn bản (hoặc nhấp vào hình ảnh) mà bạn muốn sao chép định dạng. Tiếp theo, trên tab Home , nhấp vào Paintbrush trong phần Clipboard . Định dạng hiện đã được sao chép. Dán định dạng này lên một đoạn văn bản khác bằng cách tô sáng văn bản mới (hoặc nhấp vào hình ảnh) mà không cần nhấp vào bất kỳ nơi nào khác trước.
Dán cùng một định dạng lên nhiều đoạn văn bản khác nhau bằng cách nhấp đúp vào Paintbrush , sau đó nhấp vào đoạn văn bản để dán cùng định dạng. Tiếp tục nhấp vào văn bản khác để dán định dạng bao nhiêu lần tùy thích.
Cuối cùng phải kể đến phím tắt cho Format Painter. Để sao chép định dạng, hãy sử dụng “CTRL+SHIFT+C” và sau đó để dán định dạng, hãy sử dụng “CTRL+SHIFT+V.” Bây giờ bạn có thể tự cứu mình khỏi phải nhấp vào Paint Brush!
Mẹo 9: Sử dụng lại các slide từ các bài thuyết trình cũ
Mẹo năng suất PowerPoint này cho phép bạn sử dụng một trang chiếu từ bản trình bày trước đó trong bản trình bày mà bạn đang tạo. Sử dụng một trang chiếu từ bản trình bày cũ hơn có thông tin hữu ích thay vì viết lại cùng một thông tin. PowerPoint thậm chí có thể khớp với thiết kế của trang chiếu để nó phù hợp ngay với bản trình bày mới!
Để sử dụng, khi bạn thêm một trang chiếu mới vào bản trình bày của mình, thay vì nhấp vào tùy chọn bố cục, ở cuối trình đơn, hãy nhấp vào Sử dụng lại trang chiếu . Bảng điều khiển bên sẽ mở ra và bạn có thể duyệt tìm tệp có trang chiếu mà bạn muốn. Khi bạn đã chọn một tệp, tệp sẽ mở trong bảng điều khiển bên.
Sau đó, bạn chỉ cần chọn slide bạn muốn và nó sẽ chèn nó vào bản trình bày của bạn với định dạng phù hợp. Nếu bạn muốn giữ định dạng ban đầu, hãy nhấp vào hộp kiểm ở dưới cùng có nội dung “Giữ định dạng nguồn”.
Mẹo 10: Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh
Cuối cùng, mẹo số 10 là Thanh công cụ truy cập nhanh của bạn! Thanh công cụ này nằm ở góc trên cùng bên trái và sẵn dùng cho bạn bất kể tab nào trên ruy-băng đang mở.
Tùy chỉnh thanh công cụ này để thêm các công cụ bạn sử dụng nhiều nhất. Nhiều người sử dụng nút bản trình bày để bắt đầu bản trình bày của họ, nhưng bạn cũng có thể thêm tính năng in nhanh hoặc xem bất kỳ lệnh nào khác mà PowerPoint cung cấp. Truy cập thuận tiện này sẽ giúp bạn không phải mở vô số menu.
& đó là mười mẹo mà bạn có thể bắt đầu sử dụng để tăng năng suất của mình trong PowerPoint! Chúng tôi biết giáo viên có rất nhiều việc phải làm, vì vậy chúng tôi hy vọng bạn có thể áp dụng một số mẹo này để giúp bạn dành thời gian cho những việc quan trọng nhất.
Để biết thêm Mẹo và thủ thuật giúp bạn thành thạo PowerPoint, hãy tiếp tục với các bài viết về PowerPoint sau:
- 5 phần bổ trợ PowerPoint phổ biến để có những bài học sáng tạo, hấp dẫn hơn
- 4 mẹo nhanh để tạo bản trình bày PowerPoint hấp dẫn
- Cách sử dụng Chuyển đổi biến đổi và biến đổi nâng cao trong PowerPoint
- Cách tạo nền chuyển động cho bản trình bày PowerPoint hấp dẫn
- Cách xóa nền của hình ảnh trong PowerPoint
- 21 phím tắt chỉnh sửa và trình bày PowerPoint tốt nhất
