Có thể bạn chưa quen với việc chạy cải tiến hoặc có thể bạn nghĩ rằng cải tiến chỉ dành cho quản lý dự án linh hoạt, nhưng tôi ở đây để nói với bạn rằng cải tiến rất dễ chạy và cực kỳ hữu ích cho tất cả các phòng ban, dự án và nhóm lớn và nhỏ .
Tại ClassPoint, chúng tôi hiểu tầm quan trọng của cải tiến nước rút và tin rằng một quy trình cải tiến có cấu trúc tốt và hợp tác là rất quan trọng để thúc đẩy cải tiến liên tục trong nhóm của chúng tôi.
Cho dù bạn đang lãnh đạo một công ty khởi nghiệp nhỏ hay quản lý một doanh nghiệp lớn, thì các cuộc họp hồi tưởng thường xuyên sẽ tạo cơ hội để suy ngẫm về các dự án trước đây, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thúc đẩy văn hóa học hỏi và phát triển trong nhóm của bạn. Hãy đi sâu vào các kiến thức cơ bản về hồi cứu, các bước chính về cách chạy hồi tưởng và các mẹo để chạy phiên hiệu quả cao mang lại thông tin chi tiết có thể hành động và thúc đẩy thay đổi tích cực.
Hồi tưởng là gì
Hồi tưởng là một cuộc họp nhóm diễn ra vào cuối dự án hoặc một khoảng thời gian, với mục đích đánh giá hiệu suất, thành công và thất bại.
Mục đích & Lợi ích của Chạy Retrospective
Ý tưởng đằng sau quá trình hồi tưởng hay còn gọi là “cổ điển” là phản ánh những kinh nghiệm trong quá khứ, học hỏi từ chúng và điều chỉnh các hành vi trong tương lai để tăng hiệu quả, hiệu suất và năng suất.
Mặc dù cải tiến nước rút bắt nguồn từ quá trình phát triển sản phẩm Agile, nhưng chúng rất có lợi cho tất cả các loại nhóm trong bất kỳ ngành nào. Khi được thực hiện một cách hiệu quả, quá khứ có thể là một công cụ mạnh mẽ để cải thiện tính năng động, khả năng giao tiếp và hiệu suất tổng thể của nhóm. Bạn có thể sử dụng những hồi tưởng này để suy ngẫm về bất cứ điều gì: chạy nước rút, dự án, mục tiêu của công ty, v.v. & sử dụng cho các buổi đăng ký/trả phòng, xây dựng nhóm, Energizers, v.v.
Các loại cải tiến
Retros có thể có nhiều hình thức và đi theo nhiều tên. Cho dù bạn đang tiến hành cải tiến nước rút, cải tiến dự án hay cải tiến sản phẩm, thì mục tiêu đều giống nhau: phản ánh về:
- Điều gì đã diễn ra tốt đẹp
- Điều gì đã không diễn ra tốt đẹp
- Làm thế nào bạn có thể cải thiện trong tương lai
định dạng hồi cứu
Điều thú vị là ba câu hỏi hồi tưởng chính đó có rất nhiều dạng khác nhau mà bạn có thể chọn! Tất cả đều có chung một mục tiêu, nhưng mỗi người có cách riêng để hướng dẫn cuộc trò chuyện của nhóm bạn. Dưới đây là một số định dạng cổ điển phổ biến:
- Cơ bản: Điều gì đã diễn ra tốt đẹp? Cái gì không? Chúng ta có thể cải thiện điều gì?
- 4 Ls: Thích, Đã học, Thiếu thốn, Khát khao
- Bắt đầu, Dừng lại, Tiếp tục
- Hồi tưởng một từ: Các thành viên trong nhóm phản ánh và chia sẻ phản hồi, ý kiến và trả lời các câu hỏi hồi cứu cơ bản bằng một từ ngắn gọn và có chủ ý.
- Thuyền buồm: Gió đẩy ta tiến lên là gì? Neo đang giữ chúng ta lại là gì? Và chúng ta có thể gặp những tảng đá (chướng ngại vật) nào trên đường đi?
- FLAT: Định hướng tương lai, Bài học kinh nghiệm, Thành tích, Lời cảm ơn
- Hoa Hồng, Chồi, Gai
- Vui, buồn, điên
- Đèn giao thông
- Danh sách cứ kéo dài!
Các bước về cách chạy hồi tưởng
Bước 1: Chuẩn bị Công cụ Hồi tưởng của bạn
Bước đầu tiên để điều hành một cuộc họp hồi cứu hiệu quả là chuẩn bị các công cụ của bạn để theo dõi các ý kiến của nhóm và thông tin chi tiết về cuộc thảo luận. Bạn có thể thấy hữu ích nhất khi tạo một bản tóm tắt trực quan để giúp bạn và những người tham gia vạch ra các ý tưởng, xem các thông tin chi tiết khác nhau có liên quan như thế nào với nhau và làm nổi bật các lĩnh vực mà bạn có thể thực hiện hành động ngay lập tức.
Có nhiều công cụ bạn có thể sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hồi tưởng và bạn có thể thực hiện với những công cụ bạn đã có! Chẳng hạn như:
1. PowerPoint:
Để có một cuộc họp tương tác và được chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn chỉ cần sử dụng PowerPoint để chạy phiên bản cải tiến, một công cụ mà bạn đã có & biết. Ngoài ra, bằng cách sử dụng bổ trợ tương tác đối tượng, bạn có thể nhúng các cuộc thăm dò ý kiến và câu hỏi mà nhóm của bạn có thể trả lời. Đây có thể là một cách tuyệt vời để thu hút mọi người tham gia, thu thập ý tưởng từ cộng đồng và thu thập phản hồi theo thời gian thực, đồng thời trình bày dữ liệu đó để thảo luận.
2. Bảng trắng vật lý & ghi chú dán:
Nếu cuộc họp của bạn diễn ra 100% trực tiếp, bạn chỉ cần cân nhắc sử dụng bảng trắng vật lý hoặc bảng lật để nắm bắt ý tưởng và phản hồi. Ghi chú dán có thể là một công cụ hữu ích để tham gia nhóm và sắp xếp các suy nghĩ và ý tưởng, cho phép người tham gia di chuyển chúng xung quanh và nhóm chúng thành các chủ đề. Nhược điểm duy nhất là ghi lại phản hồi của nhóm theo cách thủ công sau đó.
3. Bảng điện tử:
Hoặc, có thể bạn muốn xem xét các công cụ bảng trắng kỹ thuật số như Microsoft Whiteboard hoặc Miro, cho phép người tham gia cộng tác trong thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu trực tuyến được thiết kế riêng cho hồi cứu, cung cấp định dạng có cấu trúc và giúp dễ dàng thu thập cũng như sắp xếp phản hồi.
Bước 2: Đặt Thời gian & Chương trình làm việc
Sau khi quyết định tổ chức một cuộc họp hồi cứu, bước tiếp theo là thiết lập thời gian và chương trình làm việc. Trước tiên, hãy chọn thời điểm hữu ích và thích hợp để chạy hồi tưởng phản chiếu, sau đó chọn thời điểm mà mọi người trong nhóm có thể tham dự và tham gia tích cực. Khi thời gian đã được ấn định, điều quan trọng là phải tạo ra một chương trình làm việc rõ ràng và ngắn gọn.
Chương trình nghị sự nên bao gồm phần giới thiệu ngắn gọn về cuộc họp hồi tưởng, mục đích và mục tiêu chính của cuộc họp, thời gian được phân bổ cho mỗi chủ đề và ai sẽ dẫn dắt mỗi cuộc thảo luận. Điều này cũng nên bao gồm định dạng cổ điển hoặc câu hỏi mà bạn muốn giải quyết.
Điều này nên được chia sẻ trước với tất cả các thành viên trong nhóm, để mọi người biết điều gì sẽ xảy ra trong cuộc họp. Một chương trình nghị sự được lên kế hoạch tốt sẽ đặt nền tảng cho quá trình hồi tưởng hiệu quả và tập trung.
Bước 3: Thiết lập các Quy tắc & Kỳ vọng Cơ bản
Trước khi đi sâu vào cuộc họp hồi tưởng, điều quan trọng là phải thiết lập các quy tắc cơ bản và kỳ vọng cho mọi người tham gia. Điều này giúp đảm bảo rằng cuộc họp luôn tập trung, hiệu quả và tôn trọng. Bạn đặt mục tiêu của mình và tuân theo các hướng dẫn, nhưng đây là một số hướng dẫn bạn có thể xem xét:
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở và tôn trọng : Nuôi dưỡng một môi trường tôn trọng, nơi mọi người đều có cơ hội bày tỏ suy nghĩ của mình mà không bị gián đoạn. Khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ những suy nghĩ trung thực, tích cực lắng nghe và có thái độ cởi mở.
- Giữ cho nó phù hợp : Để làm cho cuộc họp hiệu quả và hiệu quả, hãy đảm bảo rằng cuộc trò chuyện luôn tập trung vào các mục tiêu và mục tiêu của quá khứ. Thiết lập rõ ràng phạm vi của cuộc thảo luận và tránh đi sâu vào các vấn đề không liên quan hoặc các sự kiện trong quá khứ.
- Giữ mục tiêu, không mang tính cá nhân : Nhắc nhở người tham gia rằng quá khứ tập trung vào việc đánh giá quy trình làm việc, tình huống và hệ thống, thay vì các hành động riêng lẻ. Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tách cảm xúc cá nhân ra khỏi cuộc thảo luận.
- Coi phản hồi như một công cụ tích cực : Mọi người tham gia nên sẵn sàng nhận phản hồi, vì đây là một phần thiết yếu của quá trình cải tiến. Khuyến khích cách tiếp cận hướng tới tương lai, tiếp nhận phản hồi mang tính xây dựng theo cách tích cực và xem xét thực hiện các thay đổi có thể mang lại lợi ích cho nhóm trong tương lai.
Bước 4: Bắt đầu bằng cách thu hút mọi người tích cực tham gia và tham gia
Để mọi người hào hứng và sẵn sàng tham gia, hãy bắt đầu cuộc họp bằng cách thu hút mọi người tham gia ngay từ đầu. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn có các thành viên trong nhóm ở xa, những người có thể ít tương tác hơn do khoảng cách. Vì vậy, làm thế nào để bạn đảm bảo mọi người đều có mặt và tham gia ngay từ đầu?
Bắt đầu với một hoạt động tương tác khởi động hoặc hoạt động phá băng sẽ buộc mọi người phải tích cực đóng góp cho cuộc họp.
Đây có thể là một trò chơi phá băng thú vị, chẳng hạn như bạn có muốn đặt câu hỏi như “Bạn có muốn không bao giờ sử dụng mạng xã hội nữa hoặc không bao giờ xem một bộ phim hoặc chương trình truyền hình nào khác không?” hoặc một cuộc thi dở khóc dở cười yêu cầu mọi người gửi câu chuyện cười ngô nghê nhất của họ và bỏ phiếu cho câu chuyện dở nhất (hay nhất).
Hoặc nó có thể ấm áp hơn đối với phong cách cổ điển để giúp mọi người sẵn sàng và thoải mái chia sẻ, chẳng hạn như chạy một cuộc thăm dò ý kiến yêu cầu mọi người đánh giá xem tháng/dự án/chương trình nghị sự đã diễn ra như thế nào hoặc mô tả trải nghiệm của họ bằng một từ bằng cách sử dụng đám mây từ. Một trong hai hoặc cả hai đều là những cách tuyệt vời để giúp mọi người sẵn sàng phản ánh nhóm cởi mở và tích cực.
Bước 5: Trong cuộc họp: Xem xét những gì diễn ra tốt, những gì không và cách bạn có thể cải thiện
Bây giờ bạn đã thiết lập sân khấu và chuẩn bị cho đội, đã đến lúc đi sâu vào nội dung của quá trình hồi tưởng và chạy, tốt, quá trình hồi tưởng!
Trước tiên, hãy mời mọi người chia sẻ phản hồi của họ một cách cởi mở bằng cách trả lời các câu hỏi cũ của bạn và hiển thị chúng một cách trực quan. Tốt nhất là mọi người có thể tự đóng góp ý kiến của mình trước khi mở sàn để thảo luận. Sử dụng bảng trắng cộng tác hoặc trình thu thập phản hồi của khán giả như ClassPoint là dễ dàng nhất.
Sau đó, bằng cách hiển thị trực quan các ý tưởng đã gửi của mọi người, đã đến lúc thảo luận về chúng!:
Điều gì đã diễn ra tốt đẹp
Khi thảo luận về những gì đã diễn ra tốt đẹp, hãy khuyến khích mọi người chia sẻ những thành công và thành tích của họ trong giai đoạn chạy nước rút hoặc dự án. Bài tập này giúp nâng cao tinh thần và ghi nhận sự đóng góp của mọi người.
Điều gì đã không diễn ra tốt đẹp
Mặt khác, thảo luận về những gì không hiệu quả đòi hỏi sự khéo léo và ngoại giao hơn. Đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội bày tỏ suy nghĩ của mình mà không có bất kỳ sự phán xét hay phòng thủ nào. Hãy nhớ rằng mục tiêu là đưa ra các giải pháp và cải tiến, không phải để đổ lỗi.
Làm thế nào bạn có thể cải thiện trong tương lai.
Cuối cùng, hướng cả phản hồi tích cực và mang tính xây dựng vào tương lai bằng cách thảo luận về cách cải thiện dự án hoặc chủ đề thảo luận. Đây phải là một cuộc trò chuyện cởi mở, trong đó mọi ý tưởng về cách cải thiện đều được hoan nghênh và ghi lại. Điều này có thể bao gồm từ việc điều chỉnh các bước hoặc chiến lược cụ thể cho đến việc đại tu toàn bộ quy trình.
Có thể hữu ích nếu cung cấp bất kỳ dữ liệu hoặc quan sát có liên quan nào làm bối cảnh cho cuộc thảo luận. Điều này có thể bao gồm số liệu, phản hồi của khách hàng, kết quả hoặc sự kiện đáng chú ý.
Bước 6: Xác định các chủ đề và hiểu biết chung
Khi bạn đã thu thập thông tin đầu vào của từng thành viên trong nhóm, đã đến lúc tìm kiếm các mẫu. Sử dụng bất kỳ công cụ tóm tắt trực quan nào mà bạn đã chọn để giúp bạn theo dõi ý tưởng của mọi người và vạch ra các chủ đề, điểm chung hoặc vấn đề khác nhau xuất hiện trong cuộc thảo luận. Ghi chú thứ cấp về những xu hướng này và thông tin chi tiết về cuộc thảo luận có thể giúp bạn xác định những thách thức và cơ hội quan trọng nhất để cải thiện. Khi bạn đã xác định được các chủ đề phổ biến này, bạn có thể bắt đầu xây dựng các mục hành động cụ thể nhằm giải quyết nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề này.
Bước 7: Lập kế hoạch hành động
Bước cuối cùng và là một trong những bước quan trọng nhất để tiến hành hồi tưởng hiệu quả là tạo ra một kế hoạch hành động nhằm giải quyết các vấn đề và mối quan tâm đã được xác định trong cuộc họp. Điều quan trọng là đảm bảo rằng mọi người đã đồng ý về các hành động được thực hiện và chúng thực tế, có thể đạt được và có thể đo lường được.
Kế hoạch hành động nên phác thảo các nhiệm vụ, thời hạn và trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong nhóm. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi người đều rõ ràng về những gì cần phải làm và ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Điều quan trọng nữa là phải đăng ký thường xuyên để đảm bảo rằng kế hoạch hành động được tuân thủ và giải quyết mọi rào cản hoặc thách thức có thể phát sinh.
Bước 8: Ghi lại những gì đã được thảo luận
Bước cuối cùng của một cuộc họp hồi tưởng hiệu quả là ghi lại những gì đã được thảo luận. Điều quan trọng là phải có hồ sơ về các mục hành động và thông tin chuyên sâu chính để có thể tham khảo lại chúng trong tương lai.
Đảm bảo tài liệu được chia sẻ với mọi người trong nhóm và tài liệu này có sẵn dưới dạng mục hành động hướng dẫn tham khảo. Thường xuyên kiểm tra với các thành viên trong nhóm để đảm bảo tiến độ đang được thực hiện đối với các mục hành động đã được xác định trong cuộc họp và điều chỉnh kế hoạch hành động nếu cần.
Mẹo để tận dụng tối đa quá trình cải tiến
- Đặt một nơi an toàn: Điều quan trọng là đặt một giọng điệu chào đón và hòa nhập khi bắt đầu cuộc họp để khuyến khích giao tiếp cởi mở và cách tiếp cận hợp tác. Thiết lập một môi trường an toàn và cởi mở, nơi các đồng đội có thể cảm thấy thoải mái bày tỏ suy nghĩ và quan điểm của mình mà không sợ bị phán xét hoặc trừng phạt.
- Cân nhắc bối cảnh và thời điểm tiến hành hồi cứu: Cẩn thận chọn thời điểm thích hợp để tiến hành hồi tưởng, lý tưởng nhất là khi kết thúc dự án hoặc sau thời hạn & khi nhóm của bạn không ở trong thời kỳ khủng hoảng.
- Tránh cho đồng đội cảm thấy bị công kích cá nhân: Thiết lập giọng điệu phản hồi phải khách quan, không mang tính cá nhân và vừa phải để tránh nhận xét chủ quan cá nhân hoặc đổ lỗi cho những sai lầm hoặc thất bại.
- Tạo sự vui vẻ để làm dịu tâm trạng & tạo ra một văn hóa khuyến khích: Kết hợp các hoạt động & hoạt động phá băng vui nhộn để phá vỡ sự đơn điệu của cuộc họp và tạo ra một văn hóa làm việc tích cực và đáng khích lệ.
- Tham gia các phiên thảo luận nhóm nếu số lượng người tham dự của bạn cao: Chia thành các nhóm nhỏ hơn có thể giúp tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận tập trung và hiệu quả hơn, đặc biệt nếu số lượng người tham dự của bạn cao.
- Thăm dò ý kiến để thống nhất các bước tiếp theo: Sau khi mọi người có cơ hội chia sẻ cởi mở, hãy đảm bảo mọi người đồng ý về các bước tiếp theo. Làm cho nó trở thành một sự đồng thuận bằng cách mời các thành viên trong nhóm thăm dò ý kiến của họ.
- Đừng ngại điều chỉnh thời gian và lên kế hoạch cho các câu hỏi tiếp theo: Để lưu ý đến các hạn chế về thời gian và đảm bảo mọi người đều tham gia trong quá trình cải tiến, hãy cân nhắc để lại các thử thách phức tạp hơn nếu chúng cần thêm thời gian để giải quyết. Đặt câu hỏi tiếp theo cho các cá nhân có liên quan hoặc lên lịch một cuộc họp để giải quyết chủ đề cụ thể đó nhằm tôn trọng khung thời gian & mục tiêu của quá trình hồi cứu.
- Đảm bảo các bước tiếp theo và các bước rút ra có thể thực hiện được: Đảm bảo xác định các bước tiếp theo rõ ràng và có thể thực hiện được cũng như các bước rút ra từ cuộc họp để đảm bảo đạt được tiến độ.
- Bao gồm củng cố tích cực & ăn mừng thành tích: Dành thời gian để ăn mừng những thành công và thành tích, đồng thời ghi nhận và công nhận những nỗ lực và đóng góp của nhóm của bạn.
- Biến việc cải tiến thành thói quen: Bao gồm việc cải tiến như một phần thói quen của nhóm bạn, chẳng hạn như 6 tuần một lần hoặc sau tất cả các dự án theo chu kỳ. Cải tiến định kỳ có thể giúp đảm bảo rằng nhóm liên tục cải thiện và phản hồi đó được tích hợp vào các dự án và công việc trong tương lai.
Với những lời khuyên này, bạn có thể tiến hành một cuộc họp hồi cứu một cách hiệu quả và đưa ra các giải pháp khả thi nhằm thúc đẩy cải tiến liên tục.
Cách chạy Hồi tưởng trong PowerPoint với ClassPoint
Nếu bạn không muốn tìm hiểu hoặc mua một công cụ mới chỉ để chạy cải tiến, bạn có thể chạy chúng ngay trong PowerPoint! Và với việc bổ sung ClassPoint, một công cụ tương tác với khán giả , bạn có thể đưa các ý tưởng và quan điểm của nhóm vào bản trình chiếu của mình. Đây là cách:
- Tạo bộ bài của bạn bao gồm chương trình nghị sự, câu hỏi cũ của bạn và bất kỳ thông tin dự án hữu ích nào cho ngữ cảnh
- Làm cho các slide câu hỏi cổ điển của bạn trở nên tương tác bằng cách thêm câu hỏi và cuộc thăm dò ý kiến ! Chạy một câu hỏi trả lời ngắn cho mỗi câu hỏi hồi cứu. Mẹo: chạy tất cả các câu hỏi của bạn trước và đợi để hiển thị nội dung gửi của nhóm.
- Từng câu hỏi một, tiết lộ phản hồi và ý kiến chung của nhóm bạn: điều gì đã diễn ra tốt đẹp, điều gì chưa tốt và điều gì có thể được cải thiện.
- Thảo luận về các câu trả lời được đưa ra! Chèn kết quả dưới dạng trang chiếu để chú thích trên đó, sau đó mở trang chiếu bảng trắng để viết ra các chủ đề chính và thông tin chi tiết được chia sẻ.
- Kết thúc với một kế hoạch hành động! Sử dụng slide Kế hoạch hành động trống hoặc bảng trắng trống và quyết định các mục có thể hành động có thể được thực hiện để cải thiện hiệu suất và những gì không diễn ra tốt đẹp trong các nhiệm vụ/lập kế hoạch/dự án trong tương lai. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người đồng ý! Nếu số lượng người tham dự của bạn lớn, hãy tiến hành một cuộc thăm dò ý kiến để đưa ra quyết định.
Với ClassPoint, thật dễ dàng biến các trang trình bày của bạn thành một cuộc họp có sự tham gia của nhóm và với các câu hỏi & cuộc thăm dò ý kiến phản hồi của khán giả cũng như các công cụ bảng trắng được thêm vào PowerPoint, bạn có thể giảm thiểu số lượng công cụ được sử dụng trong cuộc họp để tiết kiệm thời gian và công sức cũng như giảm khoảng trống cho vấn đề công nghệ.
Đảm bảo bao gồm khởi động hoặc phá băng, và kết thúc bằng sự củng cố tích cực! Cũng đảm bảo theo dõi các câu trả lời được đưa ra và khuyến khích thảo luận. Điều này sẽ giúp đảm bảo mọi người đều tham gia và tham gia, ngay cả những người có thể ít nói hơn.
Phần kết luận
Cải tiến là công cụ mạnh mẽ có thể giúp các nhóm cải thiện hiệu suất, xác định vấn đề và cộng tác để phát triển giải pháp. Bằng cách dành thời gian để suy ngẫm về những thành công và thách thức trong quá khứ, các nhóm có thể thu được những hiểu biết sâu sắc có giá trị mà họ có thể sử dụng để cải thiện các quy trình, hệ thống và hiệu suất tổng thể của mình. Với các công cụ và cách tiếp cận phù hợp, bạn có thể giúp nhóm của mình trở nên hiệu quả hơn, năng suất hơn và thành công trong việc đạt được mục tiêu của họ.
Tại ClassPoint, chúng tôi tin tưởng vào sức mạnh của sự hợp tác và cải tiến liên tục. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã phát triển một nền tảng giúp các nhóm chạy các cuộc cải tiến hiệu quả và duy trì kết nối, ngay cả khi làm việc từ xa. Các công cụ của chúng tôi được thiết kế để hợp lý hóa quy trình hồi cứu, giúp các nhóm dễ dàng tập trung hơn vào những gì thực sự quan trọng – cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu của họ.
Hãy dùng thử ClassPoint trong PowerPoint ngay hôm nay!
