如果您負責組織全員會議，這可能是一項艱巨的任務，因為眾所周知，全員會議會帶來以下 挑戰：
- 通信過載
- 滿足不同的需求和興趣
- 等級障礙
- 缺乏互動性
但不要擔心。 我們準備了本指南，其中包含15個經過驗證的技巧，以成功召開全體員工會議。 無論是定期的每周會議還是年度公司活動，這些技巧和策略都將確保您的全員會議富有成效、高效且有趣，讓您的整個員工都充滿力量！ 🔋💪
什麼是全員會議？
但首先，什麼是全員會議？ 全員會議，也稱為市政廳，是公司或組織中的每個人（包括高管、經理、員工個人和支持人員）聚集在一起分享和討論公司更新、目標、成就和挑戰的聚會。
它是促進組織內部團結、一致、透明和溝通的重要平臺。 全體員工會議有助於使個人和團隊的努力與公司目標保持一致，提高員工敬業度，並通過在員工之間創造歸屬感和共同目標來加強整體組織文化。
為什麼要召開全體員工會議？
全員會議可用於共用公司範圍的更新、促進團隊建設或慶祝里程碑。 在您開始制定戰略方法以使您的會議更具吸引力並擔心其成功之前，了解舉辦全員會議背後的“原因”至關重要。 以下是全員會議可以為您的團隊帶來的一些好處：
- 改進的一致性和溝通：在組織中創建更好的一致性。 當每個人都從領導團隊那裡聽到相同的資訊時，他們就可以理解對他們的期望以及如何更好地做出貢獻。
- 透明度和包容性：在管理層和全體員工之間建立公開對話，以建立信任和聯繫。
- 敬業度和激勵：通過認可成就、慶祝成功以及為個人提供貢獻想法和觀點的空間來提高員工士氣。
- 增加協作和創新：促進交流機會，鼓勵團隊合作，並打破組織內的孤島。
- 組織文化：塑造和加強組織文化，在員工之間創造共同的認同感。
成功召開全員會議的15個技巧
#1 設定目標以制定成功戰略
在計劃會議之前，確定會議 的目的 至關重要。 問問自己，“為什麼我們需要召開全體員工會議？”，“我們想從會議中實現什麼？”
設定明確的 目標 並相應地組織會議。 定義您想要實現的目標並定製內容以滿足該目標。 從那裡，您可以繼續確定後勤、格式和內容，以及分配角色、準備議程和練習。
#2 團結您的員工，無論身在何處
確定面對面、虛擬或混合形式是否適合您公司的需求。 現在的員工隊伍是靈活的，因此 請確保所有員工都可以輕鬆參與，無論他們身在何處。
如果您有多種方式參加會議，請仔細檢查所有技術是否已準備就緒，並牢記備份。 需要説明 掌握Teams、Zoom或Google Meet？ 我們為您提供保障。
#3 邀請多部門演講者
邀請 來自不同部門的 多位演講者參加您的全體員工會議，讓員工更廣泛地了解整個公司以及每個部門如何為其成功做出貢獻。 多位演講者可以更全面地了解組織不同領域正在進行的專案、計劃和挑戰。 這有助於 打破孤島 並鼓勵跨部門知識共享，從而提高效率和協同作用。
此外，聽取不同演講者的發言增加了多樣性，並使會議保持吸引力和活力。 它可以防止單調，並允許不同的演示風格和聲音來吸引觀眾的注意力。 通過彙集不同的觀點和專業知識，您可以促進協作和團結的文化，並鼓勵主人翁精神和責任感，因為員工看到他們的同事代表各自的部門並分享他們的成就和目標。
#4 指定會議主持人
為了確保您的全員會議富有成效、重點突出且議程正常進行，明智的做法是設置會議主持人，尤其是在議程中涉及多個人員和主題的情況下。 主持人可以管理會議的 流程 ， 促進 參與並確保每個人都有機會發言。 它們可以鼓勵出席者做出包容、平衡的貢獻，同時防止討論轉向不相關的主題。
如果在會議期間出現任何 衝突 或分歧，中立的主持人可以説明管理它們。 他們可以調解討論，確保相互尊重的對話，並防止任何潛在的干擾。 根據您參加全體員工會議的目標，考慮選擇一位主持人，而不直接參與正在討論的主題。
#5 制定和傳達明確的議程：
引人入勝的議程應該引起每個人的注意，易於遵循，並讓您的團隊在全體員工會議中有一種主人翁感。
創建一個結構良好的議程，涵蓋基本主題、部門更新、互動活動和問答環節。 包括對每個人的時間期望，並盡可能接近它們。 提前分享議程，讓出席者做好準備。
一個示例議程可以是：
- 從破冰船開始 介紹目標和目的
- 使用誘人的視覺輔助工具共用資訊和公司更新
- 讓團隊成員有機會在成功案例和當前工作中大放異彩
- 打開對話和討論以獲取反饋和想法
- 以高調結束，總結關鍵要點並提醒每個人會議的目的
確定議程后，請提前邀請您的團隊並清楚地傳達議程。 這樣，您可以確保會議富有成效，並且團隊已準備好並準備好參與想法問題和反饋。
#6选择一个无缝的会议工具
通過選擇一個無縫的會議工具，將整個議程和來自不同演講者的所有幻燈片整合到一個地方，進行更高效、更有效的全員會議。 當所有幻燈片統一在一個地方時，遵循一個有凝聚力的範本或主題，它允許在整個會議期間 保持一致的品牌 和視覺美感。
這不僅有助於所有揚聲器從一個揚聲器無縫過渡到下一個揚聲器，而且還消除了參與者在多個應用程式或平臺之間切換的需要。 不會因在不同軟體或文件之間切換而導致的中斷或延遲，從而節省時間並減少潛在的混淆。
演講者和會議參與者之間的 協作 功能變得更加容易獲得，將所有出席者的積極參與和參與帶到了最前沿。 參與者在使用 ClassPoint 等工具時可以輕鬆分享想法和討論，該工具將 觀眾回答問題集成到您的 PowerPoint 演示文稿中。
#7 確保流暢的技術體驗
採取措施為所有相關人員創造更流暢、更可靠的會議體驗， 同時減少技術問題。 通過優先考慮無縫技術體驗，參與者可以充分參與會議或網路研討會，而不會因技術困難而中斷或沮喪。
需要注意的一些潛在問題是音訊/視頻會議工具、互聯網連接、螢幕共用功能或演示軟體。 如果您選擇了一種無縫的會議工具，那麼您已經領先了一步。 將演示工具減少到只有一個工具，可以消除任何潛在的問題或故障，例如由於不同軟體或檔格式之間的相容性問題而產生的問題。
#8 使用視覺輔助工具增強清晰度和影響力
在計劃全員會議時，您可能會犯的最大錯誤之一是在交付中不清楚或冗長。 這可能會導致團隊成員不敬業、沮喪，並最終導致會議效率降低。
使用強大的 視覺輔助工具，如圖表、圖形、圖表或信息圖表，可以説明以更易於訪問和理解的方式傳達複雜的資訊或數據。 視覺輔助工具吸引並保持注意力，並直觀地表示目標和進展，確保重要資訊得到有效傳達並與整個受眾產生共鳴。 詳細了解增強 演示文稿以使其更具吸引力的各種方法。
#9 賦予每個人權力：讓每個人都參與會議
通過讓員工參與 討論、互動會議或投票來鼓勵積极參與。 這不僅可以在團隊內部實現更好的協作和溝通，還有助於提高團隊的整體士氣和生產力。
讓每個人都參與進來，首先要創造參與的機會。 鼓勵員工在頭腦風暴會議上分享他們的想法和想法。 為了更好地聽取每個人的想法和想法，請使用互動活動。 下面我們列出了您可以在會議之前、期間和之後提出的問題，讓每個人都能舒適地分享。
分組 會議也可以是讓每個人都參與大型會議的有效方式。 這些較小的小組可以幫助促進討論，並允許每個人在更親密的環境中貢獻他們的想法和想法。
#10 積极參與友誼賽
融入樂趣和享受的元素，尤其是友好、輕鬆的比賽，有助於在通常無聊、漫長、全員的會議中營造積極輕鬆的氛圍。 這可以減輕壓力和焦慮， 並促進團隊成員之間的 友情 和整體士氣。
根據 《哈佛商業評論》，“競爭增加了生理和心理上的啟動，使身心為增加努力做好了準備，並實現了更高的表現。
嘗試將 有趣的活動或遊戲（如 ClassPoint 的競賽測驗模式）添加到演示文稿中。 或者，添加其他有趣的元素，例如播放音樂、為會議設定主題、提供小吃和點心，以及為會議添加一些幽默感！
對某些人來說可能很有趣的事情可能不會引起其他人的共鳴，因此請保持靈活性，為每個人創造一個愉快的會議。
#11 進行有效的問答環節
在全體員工會議期間，為問答環節分配時間，以解決員工的擔憂。 鼓勵 透明度 ，並向員工提供深思熟慮的回復。 這可能會導致難以處理的棘手問題和討論;然而，這是一個有效回答這些問題並培養包容性和信任的機會，從而獲得員工的支援。
如果您的會議時間緊迫，請提前提出問題並準備答案，並提供較短的後續問答。
一些有用的提醒：
- 在會議開始時明確表示，歡迎提出棘手的問題和具有挑戰性的討論。
- 作為調解人，必須保持中立，不要偏袒任何一方。 使用積極的傾聽技巧，確保每個人都被聽到和理解。
- 如果討論變得激烈或情緒開始高漲，可以休息一下。
- 會議結束後，跟進任何有棘手問題或疑慮的個人。
#12 尋求匿名反饋
真正的增長發生在我們接受嚴厲的反饋時。 批判性反饋和誠實的話語 是組織改進和成長的催化劑，因此請抓住機會參加全體員工會議，打開反饋的大門。
“你要求批評的方式，並在你得到批評時做出反應，對建立信任或摧毀信任大有説明。
金·斯科特，激進的禿鷹
邀請所有團隊成員通過匿名反饋工具（如 ClassPoint 的快速投票）分享未經過濾的誠實。 您可以選擇當場解決一些反饋，或者只是給團隊一個安全和受歡迎的時間和地點進行坦率的反饋。
#13 慶祝成功，激勵進步
在全體員工會議期間認可和慶祝個人和團隊成就，以保持團隊的參與度和積極性。 突出團隊的成就不僅表示讚賞，還鼓勵他們繼續前進。
花時間認可團隊，分享積極的反饋和結果，並在應得的功勞上給予榮譽至關重要！ 您甚至可以頒發證書以表達感激之情，並激勵他人更加努力地工作並爭取成功。
#14 重申要點
在結束會議之前，向人群陳述您的關鍵點或目標。 在比正常會議更長的會議之後，它會加強共用的資訊，澄清任何困惑，並確保員工之間的共識。
通過 重述 重要的細節、目標和決策，您可以促進組織內的一致性和一致性。 此外，它還使員工承擔責任，説明保留組織知識，有效地傳達後續步驟，並容納缺勤者或後來者。
重申關鍵點還可以進行 記錄和參考，為未來的討論和決策提供會議結果的摘要，並且可以在會議結束后與團隊或不在場的任何人共用。 嘗試使用 ClassPoint 的「共用 PDF」功能輕鬆 共用演示文稿，而無需通過電子郵件發送。
#15 以振奮人心的靈感結束
最後，通過以令人振奮的靈感結束會議，讓參與者感到有動力、充滿活力和權力。
為此，您可以分享 成功案例，突出個人或團隊的成就，並 認可組織的集體努力 。 或者，您甚至可以以勵志視頻結束，例如TedTalk甚至現場演講者。 在演示過程中搜索 Web 以提取視頻，而無需使用 ClassPoint 的嵌入式瀏覽器離開 PowerPoint。
以振奮人心的靈感結束會議，給人留下持久的印象，培養團結和決心，並激勵員工繼續追求卓越。 這是一個讓參與者對他們在組織成功中的作用感到鼓舞、聯繫和興奮的機會，尤其是在您剛剛重申了關鍵點之後。
評估全體員工會議的成功並規劃未來
一旦您的全體員工會議結束，評估其成功與否非常重要。 您應該分析會議是否實現了其目標，以及員工是否認為內容有用。
- 跟進：首先，通過總結要點、分享會議記錄和收集反饋來跟進會後跟進。 可以通過調查、反饋表或分析出勤率來收集反饋。 這一切都有助於收集有關哪些有效和哪些無效的資訊。 例如，您可以詢問員工他們對內容、發言人或會議持續時間的看法。
- 分析：接下來，分析全體員工會議的影響。 正如你自己：「會議中共用的資訊是否提高了績效、生產力或員工滿意度？
- 改進：評估全員會議是否成功后，可以使用反饋來改進未來的會議。 例如，如果員工報告會議時間過長，請考慮縮短下一次會議的持續時間。 如果他們提到了他們喜歡的特定演講者或主題，請考慮在以後的會議中加入更多內容。
在全體員工會議上要問的問題
通過提出問題並涵蓋他們想要討論的資訊，讓您的團隊在整個會議期間保持參與。
如何知道他們想討論什麼？ 在會前調查中詢問他們！
會議前要問員工和您自己的一些問題：
- 您希望在會議期間解決任何具體的擔憂或問題嗎？
- 您對我們工作場所的多樣性和包容性有何看法，我們如何進一步支援它？
- 您能分享任何您認為值得認可和慶祝的團隊合作和協作的例子嗎？
- 每個人都應該瞭解哪些關鍵更新和發展？
現在，為了讓您的聽眾參與並在 會議期間收集討論點，您可以提出更多互動問題。 從破冰船開始 ，讓每個人都熱身，然後引出這樣的問題：
- 我們如何改善跨部門的溝通和協作？
- 上個季度對您或您的團隊來說最重要的成就或里程碑是什麼？
- 用一句話描述你上個季度面臨的挑戰以及你是如何克服它的。
- 哪些支援或資源對您或您的團隊在上個季度取得更好的結果有所説明？
- 這些新變化是否存在任何明顯的挑戰？
- 您認為下個季度應該優先考慮或改進哪些領域或流程？
使用各種問題類型來保持觀眾的興趣並呈現數據是最合適的方式。 使用 詞雲、 簡答題、 多項選擇題，甚至 圖片上傳。
最後， 在會議結束後，通過發送調查或在每個人離開之前提出一些最終的互動問題來衡量進展如何。 請記住，這些問題可以匿名保留，以確保提交回復的人誠實和舒適。
- 您從全體員工會議中得出的主要收穫是什麼？
- 會議是否解決了您的問題或疑慮？ 如果沒有，您希望收到哪些其他資訊？
- 討論的主題對您來說是否相關且有價值？
- 您是否發現會議的形式引人入勝且具有互動性？
- 會議是否有任何可以改進的方面？ 如果是這樣，您有什麼建議？
- 您對未來的全體員工會議有什麼想法或建議嗎？
關鍵要點
展望未來，要成功舉辦一次引人入勝的全體員工會議，請記住：
- 成功舉辦全員會議需要戰略規劃，因此請設定明確的目標並圍繞這些目標組織會議。
- 通過參與、互動活動、提問和討論鼓勵員工積极參與。
- 利用視覺輔助工具和技術來增強溝通和參與。
- 通過公開討論、積極傾聽和接受反饋來培養透明度和信任，以便將來做出改變。
